Wie funktioniert die Google Drive → Qonto Integration?
Vor über einer Woche aktualisiert

Gleichen Sie Ihre Lieferantenrechnungen automatisch mit Ihren Qonto-Transaktionen aus Google Drive ab.

Wie funktioniert die Integration?

  • Gleichen Sie Ihre Lieferantenrechnungen mit einem Klick ab: Verbinden Sie Ihr Geschäftskonto mit Google Drive und zentralisieren Sie alle Ihre Lieferantenrechnungen mit einem Klick in Qonto. Sie werden dann automatisch mit den richtigen Transaktionen verknüpft.

  • Behalten Sie den Überblick über Ihre offenen Lieferantenrechnungen: Ist es schwierig, Ihre Lieferantenrechnungen zu zentralisieren? Erhalten Sie eine schnelle Übersicht über die noch zu zahlenden Rechnungen. Antizipieren Sie Ihre kommenden Fälligkeiten und planen Sie Ihre Zahlungen, keine bösen Überraschungen mehr.

  • Überlassen Sie die weitere Abwicklung Ihrem Buchhalter: Sobald Ihre Lieferantenrechnungen bezahlt sind, werden sie mit den richtigen Transaktionen abgeglichen. Ihr Buchhalter kann dann alles überprüfen.

Wer kann die Integration benutzen?

Alle Konto-Inhaber/innen und Administratoren können diese Integration mit Google Drive konfigurieren. Sie benötigen lediglich ein Qonto-Konto und ein Google-Konto.

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Wie richten Sie Ihre Integration ein?

Klicken Sie von der Qonto-Webanwendung aus auf den Abschnitt Connect und dann auf Google Drive → Qonto. Klicken Sie dann oben rechts auf Ihrem Bildschirm auf Connect und führen Sie folgende Schritte aus:

  • Wählen Sie das Google Konto, mit dem Sie Ihre Belege synchronisieren möchten;

  • Nach Ihrer Authentifizierung erlauben Sie Qonto, Ihre Daten mit Google Drive zu synchronisieren, indem Sie auf Continue (Fortsetzen) klicken;

  • Klicken Sie dann auf Finish ... das war‘s. 🎉

Ihre Integration ist jetzt fertig! An der Quelle Ihres Speicherplatzes wird automatisch ein Archiv Qonto Import kreiert.

💡 Sie können mehrere Qonto Konten mit demselben Google Drive Konto verknüpfen.

Wie verwende ich das erstellte Archiv in meinem Online-Speicherplatz?

Das erstellte Archiv wird in vier Unterordner aufgeteilt:

  • Ein Archiv Dropzone (Ablage), in dem Sie die neuen Belege Ihrer Ausgaben ablegen.

  • Ein Archiv Processing (in Bearbeitung), in dem die Belege abgelegt werden, die mit einer Transaktion gekoppelt sind, welche noch nicht auf Ihrem Konto erscheint.

  • Ein Archiv Matched (verbunden), in dem alle Belege abgelegt werden, die Sie einer Transaktion in Ihrem Qonto Bereich zuordnen konnten.

  • Ein Archiv Unsupported (nicht unterstützt), in dem Sie Dateien ablegen können, die 15MB überschreiten oder die nicht den folgenden Formaten entsprechen: JPEG, PNG, PDF.

💡 Alle drei Stunden werden die in den Archiven Dropzone und Processing abgelegten Dateien berücksichtigt, um sie gegebenenfalls einer Transaktion zuzuordnen.

Welche Dateitypen werden von der Integration unterstützt?

Damit Ihre Lieferantenrechnungen mit Ihren Qonto-Transaktionen verknüpft werden können, müssen sie im Archiv Dropzone abgelegt werden und die folgenden Größen- und Formatkriterien erfüllen:

  • Ihre Größe muss kleiner als 15 MB sein.

  • Das Format muss JPEG, PNG oder PDF sein.

Es werden ausschließlich Rechnungen von Käufen berücksichtigt. Rechnungen, die Sie ausstellen, werden niemals mit einer Transaktion gekoppelt und werden in dem Archiv Processing aufbewahrt.

Es ist nicht möglich, mehrere Belege mit einer einzigen Transaktion zu verknüpfen, wenn Sie die Google Drive-Integration → Qonto verwenden. Wenn mehrere Belege für dieselbe Transaktion hochgeladen werden, wird nur ein Beleg verknüpft, die anderen befinden sich im Archiv Processing.

Mehrere Lieferantenrechnungen können in dieselbe Datei aufgenommen werden, solange die Dateigröße unter 15 MB liegt.

Was passiert, wenn ich eine Datei oder ein Archiv von meinem Online-Speicherplatz lösche?

Wenn Sie eine Datei in einem der durch die Integration erstellten Archiv oder ein Archiv selbst löschen, kann die Integration nicht mehr richtig funktionieren. Sie müssen sie deinstallieren und anschließend neu installieren, um sie weiterhin nutzen zu können. Um die Integration zu deinstallieren, klicken Sie einfach auf Angemeldet oben rechts auf der Seite Connect Google Drive von der Webanwendung aus und führen diese einfachen Schritte aus:

  • Klicken Sie auf Google Drive trennen → Qonto.

  • Klicken Sie erneut auf Google Drive trennen → Qonto.

💡 Diese Aktion wirkt sich nicht auf Lieferantenrechnungen aus, die bereits in Qonto importiert wurden.

Kann ich das Archiv Qonto Import und die erstellten Unterordner in meinem Online-Speicherplatz verschieben?

Alle durch die Integration erstellten Archive können innerhalb Ihres Online-Speichers an einen beliebigen Ort verschoben werden. Sie können die Ordner nach Belieben umbenennen.

Wie bearbeite ich anschließend meine Rechnungen in Qonto?

Gehen Sie in den Abschnitt Einkäufe Ihrer Qonto-Webschnittstelle und wechseln Sie dann zum Abschnitt Lieferantenrechnungen, um alle Ihre Rechnungen zu finden, die Sie von Google Drive importiert haben.

  • Ihre bereits bezahlten Belege und Lieferantenrechnungen sind über die Registerkarte Bezahlt zugänglich und werden zudem automatisch der richtigen Transaktion im Abschnitt Historie zugeordnet.

  • Lieferantenrechnungen, die eine manuelle Aktion Ihrerseits erfordern, sind über die Registerkarte Eingang zugänglich und können manuell mit der entsprechenden Transaktion verknüpft oder direkt über Qonto bezahlt werden.

💡 Eine Zahlung, die innerhalb eines Tages fällig ist? Bezahlen Sie Ihre Lieferanten sofort mithilfe von Sofortüberweisungen! Mehr über den Abschnitt Lieferantenrechnungen erfahren Sie in dem entsprechenden Artikel.

Hat Google Drive ohne meine Erlaubnis Zugriff auf die Daten auf meinem Qonto Konto?

Wir geben keine Daten an Google Drive ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung weiter. Sie können diese jederzeit in wenigen Klicks widerrufen, um das Teilen Ihrer Daten zu unterbinden. Ohne diese Zustimmung kann die Integration nicht funktionieren.

Hat dies Ihre Frage beantwortet?