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Wie Sie Rechnungsentwürfe erstellen und weiterleiten
Wie Sie Rechnungsentwürfe erstellen und weiterleiten
Vor über einer Woche aktualisiert

Wenn Sie eine Rechnung in Qonto erstellen, können Sie sie einfach als Entwurf für später speichern. Entwürfe können auch als Proforma-Rechnung an Kunden weitergegeben werden, damit diese alle Details zur Hand haben, bevor die endgültige Version ausgestellt wird.

Denken Sie daran, dass Sie vollen Zugang zur Rechnungsstellung haben für:

  • Smart-, Premium-, Essential-, Business- und Enterprise-Tarife (hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Tarif einfach upgraden können) *

  • Eigentümer- und Admin-Rollen

Um loszulegen:

💻 Wenn Sie einen Computer haben, melden Sie sich mit einem Desktop-Gerät bei Ihrem Qonto-Konto an und klicken Sie im Navigationsmenü auf Rechnungen.

📱 Wenn Sie Ihre Qonto-App auf einem Mobilgerät verwenden, melden Sie sich bei Ihrem Qonto-Konto an, klicken Sie auf den Bereich Mehr und dann im Navigationsmenü auf Rechnungen.

Erstellen und Speichern eines Entwurfs

Klicken Sie im Abschnitt Rechnungen oben auf dem Bildschirm auf Rechnung erstellen. Füllen Sie dann die auf dem Bildschirm angezeigten Felder aus. Um einen Entwurf zu speichern, müssen Sie mindestens:

  • einen bestehenden Kunden wählen oder hinzufügen

  • eine Rechnungsnummer angeben (nur wenn Sie die manuelle Nummerierung aktiviert haben)

  • ein Ausgabe- und Fälligkeitsdatum eingeben

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf Als Entwurf speichern und finden Sie alle gespeicherten Entwürfe auf der Registerkarte Entwürfe im Abschnitt Kundenrechnungen. Um einen Entwurf weiter zu bearbeiten, klicken Sie darauf und dann auf Entwurf bearbeiten. Um ihn endgültig zu löschen, klicken Sie auf Entwurf löschen.

Wenn Ihr Entwurf fertig ist, können Sie ihn einfach in eine Rechnung umwandeln. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf Ihren Entwurf und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder korrekt ausgefüllt sind.

Klicken Sie dann auf Rechnung erstellen am unteren Rand des Bildschirms und bestätigen Sie, dass Ihre Rechnung ausstellungsbereit ist. Anschließend können Sie die Rechnung per E-Mail oder Link an Ihren Kunden senden.

💡 Gut zu wissen: Wenn Sie die automatische Rechnungsnummerierung bereits eingerichtet haben, nimmt Ihr Entwurf automatisch die nächste verfügbare Nummer an, sobald Sie ihn in eine Rechnung umwandeln. Wenn Sie noch die manuelle Nummerierung verwenden, werden Sie vor der Umwandlung aufgefordert, zu bestätigen, dass Ihr Entwurf eine gültige und fortlaufende Nummer hat.

Um zu erfahren, wie Sie die automatische Rechnungsnummerierung aktivieren und sicherstellen, dass Ihre Rechnungen immer fortlaufend nummeriert sind, klicken Sie hier.

Einen Entwurf teilen

Sie können auch einen Rechnungsentwurf an Ihren Kunden senden. Diese vorläufige Version, die auch als Proforma-Rechnung bezeichnet wird, kann nützlich sein, wenn Sie einen Vorschlag machen oder Details bestätigen möchten, bevor Sie die endgültige Rechnung ausstellen. Das Versenden eines Entwurfs vor dem Ausstellen einer Rechnung ist nicht obligatorisch, erfordert keine Maßnahmen seitens Ihres Kunden und hat keine buchhalterischen Auswirkungen.

Um einen Entwurf freizugeben, klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf Entwurf senden. Geben Sie dort die E-Mail-Adresse Ihres Kunden ein, passen Sie Ihre Nachricht an und klicken Sie auf E-Mail senden. Wenn Sie den Entwurf lieber über einen anderen Kanal weitergeben möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumentlink kopieren und kopieren Sie den Link in Ihre Zwischenablage.

💡 Denken Sie daran, dass ein Entwurf keine endgültige Rechnung ersetzt. Wenn Sie bereit sind, die endgültige Version auszustellen, können Sie sie direkt in eine Rechnung umwandeln, indem Sie auf Rechnung erstellen am unteren Bildschirmrand klicken.

(*) Abonnenten des Basis-Tarifs können bis zu zwei Rechnungen kostenlos erstellen, bevor sie ein Upgrade für den vollen Zugriff auf das Rechnungsstellungs-Tool erwerben.

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