Sie können die Nummerierung Ihrer Dokumente auf der Seite Einstellungen verwalten. Um die Seite aufzurufen, können Sie auf der Seite für Rechnungen oder Angebote oder direkt im Erstellungsbereich für Ihre Dokumente auf die Schaltfläche Einstellungen klicken.
💻 Die Verwaltung der Nummerierung Ihrer Dokumente ist nur über die Web-App möglich.
Automatische Rechnungsnummerierung einrichten
Klicken Sie im Abschnitt Rechnungsstellung oder Angebot oben auf dem Bildschirm auf Einstellungen. Es wird eine Einstellungsseite angezeigt, um die Rechnungsnummerierung automatisch einzurichten.
Wenn Sie Ihre erstes Dokument erstellen oder von einem anderen Anbieter zu Qonto wechseln, müssen Sie die automatische Nummerierung aktivieren und das gewünschte Nummerierungsmuster für Rechnungen und Angebote einfügen. Wir generieren dann automatisch alle Ihre nächsten Dokumentnummern.
Wenn Sie bereits Qonto zur Erstellung Ihrer Rechnungen verwenden, erkennen wir automatisch Ihre letzte Rechnungsnummer oder Angebotsnummer und erzeugen die nächste Nummer in der Folge.
Klicken Sie auf Änderungen speichern und Ihre Einrichtung ist abgeschlossen.
Wir generieren jetzt eine eindeutige und fortlaufende Nummerierung für Ihre Rechnungen, Angebote und Gutschriften, so dass Sie sich darüber keine Gedanken mehr machen müssen.
⚠️ Aus Konformitätsgründen (Compliance) empfehlen wir Ihnen, Ihre Rechnungen fortlaufend und chronologisch zu nummerieren. Sie sollten keine Duplikate oder Auslassungen in Ihrer Nummerierungsfolge haben. Wenn Sie sich für die automatische Nummerierung entscheiden, können Sie die Vorschriften einhalten und professionelle Dokumente erstellen.
Abgleich Ihrer Rechnungen mit Zahlungseingängen
Wenn Sie Ihre Rechnungen anhand von Rechnungsnummern mit Zahlungseingängen abgleichen wollen, muss Ihre Rechnungsnummer einem bestimmten Muster folgen:
Erkannte Präfixe | Vollständig erkannte Rechnungsmuster |
FA | PREFIX-yyyy-number |
FAC | PREFIX-(yyyy)-number |
FACT | PREFIXyyyynumber |
Facture | PREFIX(yyyy)number |
RE | PREFIXyyyy-number |
INV | PREFIX-number |
Invoice | PREFIX-yyyy-mm-number |
QON | PREFIX(yyyy)mm-number |
QTO | yearnumber |
FQ | year-number |
N | yyyy-mm-number |
| year/number |
| yyyymm/number |
Manuelle Rechnungsnummerierung
Falls Sie eine bestimmte Rechnung oder ein Angebot einfügen müssen oder die Automatisierung nicht Ihren Bedürfnissen entspricht, können Sie jederzeit die manuelle Rechnungsnummerierung wählen:
Klicken Sie auf Einstellungen und deaktivieren Sie den Schalter für die automatische Nummerierung
Klicken Sie auf Änderungen speichern und Ihre Einrichtung ist abgeschlossen.
Sie können nun Ihre Dokumentnummern nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Wenn Sie zum automatischen Nummerierung zurückkehren möchten, können Sie dies ganz einfach über den Abschnitt "Einstellungen" tun.
Bitte beachten Sie, dass Sie die Nummerierung nur über die Web-App bearbeiten können 💻.