Mit Qonto können Sie ganz einfach den Status Ihrer Kundenrechnungen verfolgen und diese mit der entsprechenden Transaktion abgleichen, wenn Sie sie als bezahlt markieren.
Dieser Prozess ist besonders wichtig, um Ihre Bücher korrekt zu führen und Zeit bei der Buchhaltung zu sparen.
Sie können Kundenrechnungen und Transaktionen automatisch oder manuell abgleichen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie jede dieser Methoden anwenden können.
Wie kann ich Rechnungen und eingehende Transaktionen automatisch abgleichen?
Qonto kann Ihre Rechnung als bezahlt markieren und automatisch mit einer eingehenden Transaktion abgleichen, wenn die entsprechende Überweisung mindestens eine der beiden folgenden Informationen im Referenzfeld enthält:
Referenznummer [Benennung TBD]: Sie ist leicht am unteren Rand der Rechnung selbst zu finden.
Rechnungsnummer: wird oben auf Ihrer Rechnung angezeigt. Dank der automatischen Nummerierungsfunktion von Qonto werden Ihre Rechnungen eindeutig und fortlaufend nummeriert sein.
💡Wenn Sie Option 2 wählen: Rechnungsnummer - müssen Ihre Rechnungen einem bestimmten Muster folgen, welches in diesem Artikel beschrieben wird.
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Kunden aufzufordern, sie in die Überweisungen einzubeziehen.
Bitte beachten Sie, dass eine Rechnung nur dann automatisch abgeglichen werden kann, wenn sie vollständig bezahlt ist. Im Falle mehrerer Zahlungen müssen Sie diese manuell abgleichen und als bezahlt markieren. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mehrere Zahlungen manuell einer einzigen Rechnung zuordnen können.
☝️ Wichtig im Falle mehrerer Konten: Damit die Zahlung mit der Rechnung abgeglichen werden kann, muss Ihr Kunde die Überweisung auf die in der Rechnung angegebene IBAN vornehmen.
Wie kann ich meine Rechnungen manuell mit den eingehenden Transaktionen abgleichen?
Sie können Rechnungen auch manuell als bezahlt markieren und sie mit einer eingehenden Transaktion abgleichen.
Dies ist hilfreich, wenn Ihr Kunde die Rechnung in mehreren Raten bezahlt oder wenn Sie nicht per Banküberweisung bezahlt werden.
💻 📱 Der manuelle Abgleich ist über die Web-App und die Mobil-App möglich.
Klicken Sie in der Rubrik Rechnungen auf die Rechnung, die Sie mit einer eingehenden Transaktion verknüpfen möchten.
Die Rechnung wird angezeigt, und auf der rechten Seite klicken Sie auf Als bezahlt markieren. Jetzt ist es an der Zeit, die Rechnung mit der Transaktion abzugleichen:
Wählen Sie die passende Transaktion aus den empfohlenen Transaktionen aus
Wenn Sie Ihre Zahlungen nicht sehen, geben Sie den Kundennamen, die Referenz oder den Betrag in die Suchleiste ein
Wenn der Kunde Sie außerhalb von Qonto bezahlt hat, können Sie auf "Wurden Sie außerhalb von Qonto bezahlt?" klicken und dann das Datum der Transaktion eingeben.
Was kann ich tun, wenn ich mehrere Zahlungen mit der gleichen Rechnung abgleichen muss?
Eine Rechnung kann mit mehr als 1 Transaktion bezahlt werden. In diesem Fall können Sie verschiedene Transaktionen mit der gleichen Rechnung abgleichen.
Wählen Sie die Rechnung aus, klicken Sie auf die Schaltfläche "+" und folgen Sie den obigen Anweisungen.
Was kann ich tun, wenn ich die zugeordnete Zahlung löschen möchte?
Wenn Sie eine Zahlung löschen möchten, die zuvor mit einer Ihrer Rechnungen verknüpft war (automatisch oder manuell), können Sie dies ganz einfach tun, indem Sie auf die Schaltfläche X neben der zugeordneten Transaktion klicken.
Wenn alle abgeglichenen Transaktionen gelöscht werden, ändert sich der Rechnungsstatus wieder in Zu zahlen.