Zum Hauptinhalt springen
Wie richte ich eine wiederkehrende Rechnung ein?
Vor über einer Woche aktualisiert

Sie können jetzt ganz einfach automatische wiederkehrende Rechnungen für Ihre Kunden in einem bestimmten Rhythmus (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich oder in einem benutzerdefinierten Rhythmus) direkt von Ihrem Qonto-Konto aus einrichten und erstellen, um Ihren Rechnungsstellungsprozess effizienter und weniger zeitaufwändig zu gestalten.

Diese Funktion ist für Smart-, Premium-, Essential-, Business- und Enterprise-Tarife verfügbar und kann von Inhabern und Admins über die 💻 Web-App aufgerufen werden.

Einrichten Ihrer wiederkehrenden Rechnung

Sie können auf diese Funktion über Rechnungen > Kunden > Wiederkehrende Rechnungen zugreifen. Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung einrichten, müssen Sie Folgendes auswählen:

  • Startdatum: Dieses Datum gibt den Beginn der wiederkehrenden Rechnung an (d.h. wann die erste Rechnung erstellt wird).

  • Enddatum: Gibt das Ende der wiederkehrenden Rechnung an (optional). Wenn Sie kein Enddatum angeben, werden die Rechnungen auf unbestimmte Zeit erstellt, bis Sie sich entscheiden, die wiederkehrende Rechnung auszusetzen oder zu stornieren.

  • Häufigkeit: Hier wird angegeben, wie häufig Rechnungen erstellt werden (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich oder mit einer benutzerdefinierten Häufigkeit).

  • Zahlungsbedingungen: Hier wird das Fälligkeitsdatum für jede erstellte Rechnung angegeben. Wenn die Zahlungsbedingungen beispielsweise 15 Tage betragen, muss jede Rechnung innerhalb von 15 Tagen nach dem Ausstellungsdatum bezahlt werden.

  • E-Mail-Details: Hier können Sie die E-Mail-Adresse(n) des Empfängers sowie den E-Mail-Betreff und die Nachricht eingeben, die beim automatischen Versand jeder Rechnung verwendet werden.

  • Die Angaben zum Kunden, zum Produkt und zu den Dienstleistungen sowie die Zahlungsangaben bleiben gegenüber normalen einmaligen Rechnungen unverändert.

  • ⚠️ Automatisch erstellte Rechnungen haben alle den gleichen Betrag, aber die wiederkehrende Rechnung kann während des Rechnungszeitraums bearbeitet werden.

  • Zahlungsdetails: Genau wie bei einmaligen Kundenrechnungen können Sie das Konto angeben, auf das Sie die Zahlung erhalten möchten. Wenn Sie zum Lastschrifteinzug berechtigt sind, können Sie außerdem die Option zur automatischen Abbuchung von Ihrem Kunden aktivieren. Erfahren Sie mehr über die Teilnahmeberechtigung.

    💡 So funktioniert der Lastschrifteinzug bei wiederkehrenden Rechnungen

    1. Sobald Sie eine wiederkehrende Rechnung eingerichtet haben, müssen Sie im folgenden Schritt Ihre wiederkehrende Lastschrift einrichten. Um Ihnen Zeit zu sparen, geben wir den Betrag, das Fälligkeitsdatum für den ersten Einzug und die Häufigkeit der Abbuchung in den Details Ihrer wiederkehrenden Rechnung vor.

    2. Geben Sie eine Transaktionsreferenz ein.

    3. Als nächstes weisen Sie der Lastschrift ein Mandat zu:

    1. Wenn Ihr Kunde ein oder mehrere aktive Mandate hat, finden Sie diese im Dropdown-Menü aufgelistet. Andernfalls können Sie auch ein neues Mandat erstellen. Denken Sie daran, dass wir erst dann mit der Abbuchung beginnen, wenn Ihr Kunde das Mandat unterzeichnet hat.

    2. Wenn Ihr Kunde kein aktives Mandat hat, erstellen wir eines für Sie und fordern es an.

    3. Klicken Sie abschließend auf Bestätigen, und Ihre wiederkehrende Lastschrift wird eingerichtet.

Die einzelnen Rechnungen, die aus einer wiederkehrenden Rechnung erstellt werden, werden zusammen mit den normalen einmaligen Rechnungen aufgeführt. Sie werden mit einem Hinweis versehen, der besagt: „Diese Rechnung wurde automatisch als Teil einer wiederkehrenden Rechnung erstellt.“

☝️ Gut zu wissen: Diese Funktion wird nur in der Web-App verfügbar sein, aber Nutzer von mobilen Geräten werden den Hinweis sehen können: „Diese Rechnung wurde automatisch als Teil einer wiederkehrenden Rechnung erstellt.“

Was sind die verschiedenen Status von wiederkehrenden Rechnungen und welche Maßnahmen kann ich ergreifen?

Wiederkehrende Rechnungen haben 5 Status:

  • Aktiv → dies ist eine wiederkehrende Rechnung, die gerade läuft

  • Ausgesetzt → dies ist eine wiederkehrende Rechnung, die pausiert wurde

  • Geplant→ dies ist eine wiederkehrende Rechnung mit einem Startdatum in der Zukunft

  • Erledigt → es handelt sich um eine wiederkehrende Rechnung, die beendet wurde

  • Storniert → dies ist eine wiederkehrende Rechnung, die storniert wurde

Sie können einige Aktionen nur durchführen, wenn die wiederkehrende Rechnung den Status „Aktiv“, „Ausgesetzt“ oder „Geplant“ hat:

  • Bearbeiten → Sie können wiederkehrende Rechnungen im Status „Aktiv“, „Ausgesetzt“ oder „Geplant“ bearbeiten.

  • Aussetzen → Sie können „aktive“ wiederkehrende Rechnungen aussetzen. Solange eine wiederkehrende Rechnung ausgesetzt ist, werden keine Rechnungen erstellt. Am Enddatum wird die wiederkehrende Rechnung auf „Erledigt“ gesetzt.

  • Reaktivieren → Sie können „ausgesetzte“ wiederkehrende Rechnungen reaktivieren. Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung reaktivieren, werden wir die Erstellung von Rechnungen wieder aufnehmen.

  • Stornieren → Sie können aktive, ausgesetzte und geplante wiederkehrende Rechnungen stornieren. Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung stornieren, werden keine Rechnungen mehr erstellt.

  • Sie können auch alle Rechnungen, die aus einer wiederkehrenden Rechnung erstellt wurden, und ihren Status (bezahlt, zu bezahlen, storniert) einsehen, indem Sie auf die Tabellenzeile klicken und das rechte Seitenfenster öffnen.

Was muss ich bei der Verwaltung meiner wiederkehrenden Rechnungen beachten?

⚠️ Wichtig: Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung unterbrechen müssen, sollten Sie sie am Tag vor der nächsten Rechnungsstellung stornieren oder aussetzen. So vermeiden Sie, dass Sie sie manuell stornieren müssen.

  • Sie können das „Startdatum“ oder die „Häufigkeit“ einer „aktiven oder ausgesetzten“ wiederkehrenden Rechnung nicht bearbeiten.

  • Wenn Sie einen Kunden löschen, der für eine wiederkehrende Rechnung „Aktiv“, „Ausgesetzt“ oder „Geplant“ verwendet wird, wird diese wiederkehrende Rechnung als „Storniert“ gekennzeichnet.

  • Wenn das Konto Ihres Unternehmens geschlossen wird, werden alle „aktiven, ausgesetzten oder geplanten“ wiederkehrenden Rechnungen als „storniert“ gekennzeichnet.

  • Für wiederkehrende Rechnungen verwenden wir eine automatische Nummerierung. Das bedeutet, dass Sie bei wiederkehrenden Rechnungen, die „aktiv“, „ausgesetzt“ oder „geplant“ sind, nicht zwischen automatischer und manueller Nummerierung wechseln können, wenn Sie einmalige Rechnungen oder Angebote erstellen möchten. Wenn Sie keine wiederkehrenden Rechnungen haben oder alle wiederkehrenden Rechnungen „Abgeschlossen oder Storniert“ sind, können Sie wieder zwischen den beiden Nummerierungsmodi wechseln.

Hat dies Ihre Frage beantwortet?