Sólo los titulares de cuentas y los administradores pueden crear y gestionar presupuestos en Qonto. ¿Eres un titular a cargo de un presupuesto? Este artículo es para ti.
¿Qué es la función Presupuestos de equipo de Qonto?
Desde la sección Gastos de equipo o "Más" desde un teléfono, puedes:
Crear un presupuesto y asignarlo a un equipo
Seguir en tiempo real los gastos vinculados a este presupuesto
Encargar el seguimiento a un colaborador con el rol Manager en Qonto.
👆Es bueno saberlo
Se puede crear hasta un presupuesto por equipo. Sin embargo, es posible incluir dos periodos de 12 meses cada uno en el mismo presupuesto, que pueden solaparse entre el año en curso y el siguiente. Además, un presupuesto puede elaborarse hasta con 12 meses de antelación, lo que ofrece flexibilidad de planificación. La periodicidad de este presupuesto puede ser mensual o global, es decir, cubrir todo el periodo en cuestión.
¿Cómo crear y asignar un nuevo presupuesto de equipo?
Sólo disponible desde un ordenador 🖥️
Crea y asigna un nuevo presupuesto en unos pocos clics:
Ve a la sección Gastos de equipo y haz clic en Crear un presupuesto.
Selecciona un equipo existente y nombra un titular (función Manager) o crea un nuevo equipo haciendo clic en Crear un equipo.
Define el periodo presupuestario e introduce el importe total o mensual del presupuesto.
Por último, haz clic en Continuar para finalizar la creación del presupuesto de tu equipo.
¿Cómo modificar un presupuesto de equipo una vez creado?
Disponible sólo desde un ordenador 🖥️
Ve a Gastos de Equipo > Presupuestos de Equipo
Haz clic en el Presupuesto que desees modificar y, a continuación, en Editar presupuesto en la esquina superior derecha
Selecciona un nuevo periodo o importe. En esta fase, también puedes añadir un nuevo periodo presupuestario.
Para finalizar los cambios, haz clic en Guardar.
👆 Es bueno saberlo
No es posible cambiar la frecuencia del presupuesto (de mensual a global o de global a mensual). Si deseas hacerlo, debes eliminar el presupuesto actual y luego crear uno nuevo con la nueva frecuencia deseada. También deberás reasignar manualmente los gastos en los que ya haya incurrido tu equipo al nuevo presupuesto, si es necesario.
¿Cómo puedo archivar un presupuesto después de haberlo creado?
Sólo disponible desde un ordenador 🖥️
En la sección Gastos del equipo> Presupuestos, haz clic en el Presupuesto que deseas archivar.
Haz clic en Archivar en la esquina superior derecha.
👆 Es bueno saberlo
Archivar un presupuesto es una acción permanente. Todos los datos relativos a este presupuesto no podrán recuperarse una vez archivado el presupuesto.
¿Cómo reasignar manualmente una operación a otro presupuesto de equipo o a ninguno?
Cada transacción individual puede asignarse a un presupuesto después del gasto o reasignarse de un presupuesto a otro.
Ve a las transacciones.
Haz clic en la transacción que deseas asignar o reasignar.
En el detalle de la transacción, ve a la sección Presupuesto y elige el presupuesto correspondiente.
👆 Es bueno saberlo
Sólo los Titulares de Cuenta o los roles Admin pueden asignar o reasignar una transacción a cualquier presupuesto. Los managers sólo pueden reasignar transacciones a presupuestos a los que hayan sido previamente asignados.
¿Cómo funciona el seguimiento en tiempo real de los gastos del equipo?
En cuanto un miembro del equipo realiza una transacción con su tarjeta Qonto o mediante una transferencia, el gasto se deduce automáticamente del presupuesto del equipo. Puedes ver las transacciones de un presupuesto y la cantidad restante asignada simplemente haciendo clic en el presupuesto correspondiente en la sección Presupuesto.
A continuación, puedes buscar por periodo para obtener más detalles.
Nuestros consejos para sacar el máximo partido a Presupuestos en Qonto
Mantente en contacto
Comunícate eficazmente con tus equipos. Mantenlos informados del progreso de su presupuesto e involúcralos activamente en la gestión de las finanzas de tu empresa.
Delega con el titular
Apóyate en el papel de Manager. Asigna un presupuesto y confía su seguimiento a un jefe de equipo o a un colega de confianza. Tú mantienes el control, sin las molestias administrativas que te ralentizan.
Analiza tus gastos en profundidad
Con el seguimiento en tiempo real del Presupuesto en Qonto, vigila tus gastos, tendencias y áreas en las que podrías optimizar costes. Para que tus futuros presupuestos sean los más precisos y realistas posible.