¿Cómo configurar una factura recurrente?

Ahora puedes configurar y crear fácilmente facturas recurrentes automáticas para tus clientes con una frecuencia específica (semanal, mensual, trimestral, anual o personalizada) directamente desde tu cuenta de Qonto para que tu proceso de facturación sea más eficiente y te lleve menos tiempo.

Esta función está disponible para los planes Smart, Premium, Essential, Business y Enterprise, y los titulares y administradores pueden acceder a ella a través de la aplicación web 💻.

Configuración de la factura recurrente

Puedes acceder a esta funcionalidad desde Facturas > Clientes > Facturas recurrentes. Al configurar una factura recurrente, debes seleccionar:

Fecha de inicio: indica el inicio de la recurrencia (es decir, cuándo se creará la primera factura).
Fecha de finalización: indica el final de la recurrencia (opcional). Si no seleccionas una fecha de finalización, las facturas seguirán creándose indefinidamente hasta que decidas suspender o cancelar la recurrencia.
Frecuencia: indica la frecuencia de creación de las facturas (semanal, mensual, trimestral, anual o personalizada).
Condiciones de pago: indica la fecha de vencimiento de cada factura creada. Por ejemplo, si las condiciones de pago son 15 días, cada factura deberá pagarse en un plazo de 15 días a partir de la fecha de emisión.
Detalles del email: aquí puedes introducir la dirección (o direcciones) de email del destinatario y el asunto y mensaje del email que se utilizará cuando se envíe automáticamente cada factura.
El cliente, el producto y los servicios, así como los datos de pago, no cambian con respecto a las facturas únicas normales. ⚠️ Las facturas creadas automáticamente tendrán todas el mismo importe, pero la factura periódica puede editarse durante el periodo de facturación.

Las facturas individuales creadas a partir de una factura periódica figurarán junto con las facturas únicas normales. Se identificarán con un texto informativo que dice: "Esta factura se ha creado automáticamente porque forma parte de una factura recurrente.".

☝️ Es bueno saberlo: Esta función solo estará disponible en la aplicación web, pero los usuarios de dispositivos móviles podrán ver la cláusula de exención de responsabilidad informativa que dice: "Esta factura se ha creado automáticamente porque forma parte de una factura recurrente.".

¿Cuáles son los diferentes estados de las facturas recurrentes y qué acciones puedo realizar?

Las facturas recurrentes tienen 5 estados:

Activa → se trata de una factura recurrente que se está ejecutando actualmente.
Suspendida → se trata de una factura recurrente que se ha puesto en pausa
Programada → se trata de una factura recurrente que tiene una fecha de inicio en el futuro
Finalizada → se trata de una factura recurrente que ha finalizado
Cancelada → se trata de una factura recurrente que se ha cancelado

Solo puedes realizar algunas acciones si la factura periódica tiene los estados Activa, Suspendida o Programada:

Editar → Puedes editar facturas recurrentes Activas, Suspendidas o Programadas.
Suspender → Puedes suspender facturas recurrentes Activas. No se crearán facturas mientras una factura recurrente esté suspendida. En la fecha de finalización, la factura recurrente pasará a Completada.
Reactivar → Puedes reactivar las facturas recurrentes Suspendidas. Al reactivar una factura recurrente, reanudaremos la creación de facturas.
Cancelar → Puedes cancelar facturas recurrentes Activas, Suspendidas y Programadas. Al cancelar una factura recurrente, dejamos de crear facturas.
También puedes ver todas las facturas creadas a partir de una factura periódica y su estado (Pagada, Por pagar, Cancelada) haciendo clic en la fila de la tabla y abriendo el panel lateral derecho.

¿Qué debo tener en cuenta a la hora de gestionar mis facturas recurrentes?

⚠️ Importante: Te recomendamos que canceles o suspendas una factura recurrente el día anterior a la emisión de la siguiente factura, ya que ese día creamos una factura automáticamente, por lo que no tendrás que cancelarla manualmente.

No puedes editar la fecha de inicio o la frecuencia de una factura recurrente Activa o Suspendida.
Si eliminas un cliente que se utiliza en una factura recurrente Activa, Suspendida o Programada, marcaremos esta factura recurrente como Cancelada.
Si se desactiva una organización, todas las facturas recurrentes Activas, Suspendidas o Programadas se marcarán como Canceladas.
Para las facturas recurrentes, aplicamos una numeración automática. Esto significa que, si tienes una factura recurrente que está Activa, Suspendida o Programada, no podrás cambiar entre la numeración automática y la numeración manual cada vez que quieras crear facturas o presupuestos puntuales. Si no tienes facturas recurrentes o todas las facturas recurrentes están Completadas o Canceladas, podrás volver a cambiar entre los dos modos de numeración.