Pour vous aider à vous faire payer plus vite et plus facilement par vos clients, vous pouvez générer vos factures clients directement sur votre compte Qonto.
Cette fonctionnalité est disponible pour les forfaits Smart, Premium, Essential, Business et Enterprise, pour les rôles Titulaires et les Admins.
☝️ Bon à savoir : le format par défaut pour les factures émises via l'outil de facturation Qonto est désormais le format Factur-X. En effet, Qonto travaille déjà activement à adapter notre solution de facturation actuelle pour qu’elle soit conforme dès l’entrée en vigueur de la future réforme de la facturation électronique.
Création d'une facture
Pour créer une nouvelle facture sur Qonto, suivez ces étapes :
🖥️ Depuis votre ordinateur, rendez-vous sur Factures > Factures clients, dans le menu de gauche.
📲 Depuis votre application mobile, sélectionnez Menu > Factures clients.
Cliquez sur Créer une facture en haut à droite de votre écran.
Vous pouvez également dupliquer une facture existante en la sélectionnant dans votre liste de factures et en cliquant sur l'icône de duplication (disponible uniquement via l'application web).
Ensuite, remplissez les champs indiqués sur votre écran :
Date d'émission, Date d'exécution (optionnel), date d'échéance, et date d'achat (optionnel).
Produits et services : Ajoutez des articles correspondant aux produits ou services facturés, incluant un titre, des détails de description (facultatif), une quantité, un prix unitaire et le taux de TVA. Sur le web, vous pouvez rechercher parmi vos produits et services précédents.
Détails de l'article : Ajoutez des articles correspondant aux produits ou services facturés, incluant un titre, une description (facultative), une quantité, un prix unitaire, le taux de TVA et une remise (optionnel).
Informations du compte : Spécifiez le compte avec lequel vous souhaitez recevoir le paiement.
Optionnel : vous pouvez ajouter un en-tête à votre facture.
☝️ Important : Si vous avez plusieurs comptes, assurez-vous que le client effectue le virement vers l'IBAN indiqué sur la facture.
Ajout des informations de votre client
Pour ajouter les informations de vos clients dans vos factures, suivez ces étapes :
a. Créer un nouveau client :
Cliquez sur Ajouter un nouveau client ou sur le bouton "+" si c'est votre première création de facture sur Qonto.
Indiquez si votre client est une entreprise ou une personne physique, et entrez leurs coordonnées.
Vous pouvez aussi définir la langue de la facture de votre client s'ils ne parlent pas la langue du pays de votre entreprise (choisissez entre l'anglais, le français, l'espagnol, l'italien ou l'allemand).
Vous avez la possibilité de sélectionner une autre devise que l'euro.
Une fois vérifié, cliquez sur Confirmer la sauvegarde (pour l'application mobile).
Les informations de votre client seront ainsi enregistrées afin que vous n'ayez pas besoin de saisir à nouveau les détails.
b. Sélectionner un client existant :
Cliquez directement sur le client que vous souhaitez facturer. Via l'application web, vous devez d'abord ouvrir le menu déroulant.
Configuration de la numérotation automatique
Validez le numéro de facture suggéré ou insérez-en un nouveau.
Une fois confirmé, Qonto générera automatiquement des numéros de facture uniques et séquentiels pour vos futures factures.
Personnalisation de vos factures (application web 🖥️)
Vous pouvez personnaliser vos factures afin de refléter votre image de marque :
Ajoutez votre logo : Téléchargez un fichier JPEG ou PNG (taille maximale de 5 Mo) via l'onglet "Paramètres" en haut de l'écran.
Définissez l'adresse e-mail de l'émetteur : Spécifiez l'adresse e-mail que vous souhaitez afficher sur votre facture.
Définissez un numéro de TVA pour vos factures.
Les modifications de personnalisation ne s'appliqueront qu'aux futures factures et peuvent être modifiées à tout moment. Les factures précédentes ne seront pas mises à jour avec les nouveaux logos ou les modifications d'e-mail.
💡 Bon à savoir : vous pouvez également mettre à jour votre logo depuis la section Paramètres > Détails de l’organisation.
Finalisation de votre facture
Validez votre facture en cliquant sur le bouton Créer une facture en bas de votre écran.
Celle-ci est prête à être partagée avec votre client ! Vous pouvez aussi cliquer sur Enregistrer comme brouillon pour sauvegarder votre brouillon et apporter des modifications à votre facture ultérieurement.
Partager votre facture
Pour partager votre facture, deux choix s’offrent à vous :
1. Partagez-la par e-mail :
Via l'application web, sélectionnez le(s) destinataire(s) de votre facture, ajoutez un objet à votre email et saisissez votre message personnalisé.
Pour faciliter votre suivi, vous pouvez vous ajouter vous-même en copie de l’email.
Cliquez sur Envoyer pour envoyer la facture.
☝️ Important : l'adresse e-mail où vous recevez la copie de cet e-mail ne peut pas être modifiée.
2. Partagez le lien de paiement :
Si vous préférez envoyer votre facture depuis votre propre boite email, ou depuis un autre moyen de communication (comme WhatsApp), vous pouvez copier-coller le lien de paiement, en sélectionnant Partager avec un lien public en haut de votre écran.
Quel que soit votre moyen de partager votre facture, vous avez la possibilité de renvoyer votre facture à tout moment, depuis le menu Factures clients, en cliquant sur la facture concernée et en la renvoyant email ou avec un lien public.
Annuler votre facture
Vous avez commis une erreur et souhaitez annuler votre facture ? Vous avez la possibilité de créer un avoir.