Vous pouvez désormais configurer et créer facilement des factures récurrentes automatiques pour vos clients à une fréquence spécifique (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, annuelle ou à une fréquence personnalisée), directement depuis votre compte Qonto. Cela rendra votre processus de facturation plus efficace et moins chronophage.
Cette fonctionnalité est disponible pour les Titulaires et les admins des comptes ayant des forfaits Smart, Premium, Essential, Business et Enterprise. Vous pouvez y accéder via l’application web 💻 .
Configurer votre facture récurrente
Vous pouvez accéder à cette fonctionnalité depuis la section Factures > Clients > Factures récurrentes. Lors de la configuration d'une facture récurrente, vous devez sélectionner :
La date de début : cela indique le début de la récurrence (c'est-à-dire quand la première facture sera créée).
La date de fin : cela indique la fin de la récurrence (optionnel). Si vous ne sélectionnez pas de date de fin, les factures continueront à être créées indéfiniment jusqu'à ce que vous décidiez de suspendre ou d'annuler la facture récurrente.
La fréquence : cela indique à quelle fréquence les factures sont créées (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, annuelle ou à une fréquence personnalisée).
Les conditions de paiement : cela indique la date d'échéance de chaque facture créée. Par exemple, si les conditions de paiement sont de 15 jours, chaque facture devra être payée dans les 15 jours suivant la date d'émission.
Le détail de l'email : ici, vous pouvez entrer l'adresse email du destinataire (ou des adresses) ainsi que l'objet et le message de l'email qui seront utilisés lorsque chaque facture est envoyée automatiquement.
Les détails concernant le client, les produits et services, et les détails de paiement restent inchangés par rapport aux factures ponctuelles normales
⚠️ Les factures créées automatiquement auront toutes le même montant, mais la facture récurrente peut être modifiée pendant la période de facturation.
Les factures individuelles créées à partir d'une facture récurrente seront listées avec les factures ponctuelles normales. Elles seront identifiées par un avertissement disant : « Cette facture a été créée automatiquement dans le cadre d'une facture récurrente. »
☝️ Bon à savoir : Cette fonctionnalité sera disponible uniquement sur l'application web, mais les utilisateurs sur les appareils mobiles pourront voir l'avertissement informatif disant : « Cette facture a été créée automatiquement dans le cadre d'une facture récurrente. »
Quels sont les différents statuts de facture récurrente et quelles actions puis-je entreprendre ?
Les factures récurrentes ont 5 statuts :
Active → il s'agit d'une facture récurrente qui est en cours
Suspendue → il s'agit d'une facture récurrente qui a été mise en pause
Programmée → il s'agit d'une facture récurrente qui a une date de début dans le futur
Terminée → il s'agit d'une facture récurrente qui est terminée
Annulée → il s'agit d'une facture récurrente qui a été annulée
Vous ne pouvez effectuer certaines actions que si la facture récurrente a le statut Active, Suspendu ou Programmée :
Modifier → Vous pouvez modifier les factures récurrentes
Active, Suspendue ou Programmée.Suspendre → Vous pouvez suspendre les factures récurrentes
Active. Aucune facture ne sera créée tant qu'une facture récurrente est suspendue. À la date de fin, la facture récurrente passera enTerminée.Réactiver → Vous pouvez réactiver les factures récurrentes
Suspendue. En réactivant une facture récurrente, nous reprendrons la création des factures.Annuler → Vous pouvez annuler les factures récurrentes
Active, Suspendue et Programmée. En annulant une facture récurrente, nous arrêtons de créer des factures.Vous pouvez également voir toutes les factures créées à partir d'une facture récurrente et leur statut (
Payé, À payer, Annulée) en cliquant sur la ligne du tableau et en ouvrant le panneau latéral droit.
Que dois-je prendre en compte lors de la gestion de mes factures récurrentes ?
⚠️ Important : Pour interrompre une facture récurrente, vous devez l'annuler ou la suspendre la veille de l'émission de la prochaine facture. Cela vous évitera de devoir l'annuler manuellement.
Vous ne pouvez pas modifier la
Date de débutou laFréquenced'une facture récurrente Active ou Suspendue.Si vous supprimez de l’application un client pour lequel une facture récurrente est
Active, Suspendue ou Programmée, nous marquerons cette facture récurrente commeAnnulée.Si votre compte Qonto est clôturé, toutes les factures récurrentes associées
Active, Suspendue ou Programméeseront marquées commeAnnulée.Pour les factures récurrentes, nous appliquons une numérotation automatique. Cela signifie que, si vous avez une facture récurrente qui est
Active, Suspendue ou Programmée, vous ne pourrez pas passer de la numérotation automatique à la numérotation manuelle chaque fois que vous souhaitez créer des factures ponctuelles ou des devis. Si vous n'avez pas de factures récurrentes ou si toutes les factures récurrentes sontTerminée ou Annulée, vous pourrez alors à nouveau basculer entre les deux modes de numérotation.