Per ottimizzare al meglio la gestione dei giustificativi di spesa, hai la possibilità di inoltrarci via email, ad un indirizzo dedicato, fatture e ricevute. Qonto le associa automaticamente alle transazioni corrispondenti all'interno della tua app. In questo modo non dovrai più aggiungerli manualmente!
Questa funzionalità è disponibile per i piani Standard e Advanced ed è valida solo per i pagamenti in uscita.
E per i giustificativi cartacei? Se li hai caricati sulla tua app Qonto dopo il mese di dicembre 2020 e hai un piano Standard o Premium, Qonto può certificarli con valore probatorio: offrendo lo stesso valore legale degli originali cartacei. Clicca qui per saperne di più.
Come funziona?
Puoi inoltrare i tuoi giustificativi di spesa via email ad un indirizzo email dedicato: ogni documento viene poi automaticamente associato alla transazione corrispondente all'interno della tua app Qonto. Per visualizzare l'indirizzo email, devi accedere da computer alla tua app Qonto e cliccare sul nome della tua impresa poi su Impostazioni > Strumenti personalizzati > Inoltro dei giustificativi.
💡 Buono a sapersi: assicurati di inviare fatture e ricevute dall'indirizzo email che usi con Qonto: un indirizzo email nuovo non verrebbe infatti riconosciuto. Puoi però inserire sulla whitelist un indirizzo email aggiuntivo e diverso da quello che usi con Qonto, come ad esempio l'email del team che gestisce i giustificativi. Per farlo, accedi da computer alla tua app Qonto.
Il nostro algoritmo rileva automaticamente le informazioni e associa il giustificativo di spesa alla transazione corrispondente all'interno della tua app!
✌🏻Buono a sapersi: se ricevi un giustificativo nel corpo di un'email (come ad esempio le ricevute di Uber) e non come allegato, non ti preoccupare, possiamo convertirlo in PDF e associarlo alla transazione. 😉
3 casi possibili
Una volta ricevuti i tuoi giustificativi, ci sono tre possibilità:
Nella maggior parte dei casi, associamo automaticamente il giustificativo alla transazione corrispondente. Ti inviamo poi un'email di conferma con un link che ti rimanda, da computer, sulla tua app Qonto e che ti consente così di apportare modifiche se lo desideri.
Se non siamo sicuri di aver trovato la giusta transazione, ti proponiamo dei suggerimenti. Ti basta cliccare sul link comunicato per selezionare la giusta transazione tra quelle suggerite.
Se non riusciamo a trovare la giusta transazione da associare ai giustificativi, te lo comunichiamo via email. In tal caso, è possibile:
- recuperare la ricevuta e abbinarla alla transazione corretta dalla sezione Fatturazione
- scaricare la ricevuta e allegarla manualmente dalla sezione Transazioni.
💡 Buono a sapersi: se una fattura viene inoltrata prima che la transazione sia completata, puoi comunque inoltrarci il documento. Lo abbineremo automaticamente alla transazione una volta completata.