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Come faccio a creare una fattura?

SdI, AdE, numerazione fatture, aggiungere partita IVA

Aggiornato oltre una settimana fa

👉 Buono a sapersi: Questo articolo riguarda solo società registrate in Italia. 🇮🇹

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Con Qonto, puoi creare e inviare le tue fatture elettroniche in pochi clic connettendoti all’interfaccia web dal tuo computer o da app su telefono. L’accesso a questa funzionalità è disponibile:

  • Per i clienti con piano Smart, Premium, Essential, Business ed Enterprise (se desideri modificare il tuo piano tariffario, clicca qui).

  • Per gli utenti con ruolo di Titolare e Admin.

👆OFFERTA SPECIALE: A partire dal 15/05 fino a fine 2024, anche i clienti con piano Basic potranno accedere a questa funzionalità.



Per generare una fattura con Qonto, connettiti alla tua interfaccia da computer e clicca su Fatturazione dalla sezione del menù laterale, oppure da app su telefono cliccando su Altro in basso a destra e clicca infine su Fatturazione.

1. Imposta la numerazione automatica delle fatture

Con Qonto puoi impostare facilmente il numero della prossima fattura. Controlla il numero suggerito, e se necessario, inseriscine uno nuovo.

Una volta confermato, genereremo automaticamente tutti i numeri delle prossime fatture, che saranno unici e sequenziali.

👉 Se vuoi attivare la numerazione manuale delle fatture, clicca qui e scorri giù fino al paragrafo "Numerazione manuale delle fatture".

2. Inserisci i dati del cliente

Inserire le informazioni del tuo cliente è molto semplice: ti basta creare un nuovo cliente o aggiungerne uno esistente.

a. Aggiungi un nuovo cliente

Se stai creando una fattura per la prima volta, clicca su sul tasto "+"per aggiungere un nuovo cliente.

Successivamente, indica se il tuo cliente è un’impresa, un professionista o una persona fisica e compila le informazioni richiesta dal formulario.

💡Se il tuo cliente ha una partita IVA italiana, puoi inserire il valore con o senza IT davanti. Se si tratta invece di un cliente estero, dopo aver selezionato il paese corretto, assicurati che la partita IVA del tuo cliente presenti un codice paese diverso da IT, prima delle cifre IVA (ad esempio, GB000000000 per il Regno Unito, DE000000000 per la Germania e FR00000000000 per la Francia).

Nel caso in cui il tuo cliente non parlasse la lingua del paese in cui è registrata la tua azienda, hai la possibilità di impostare la lingua in cui verrà emessa la fattura.
Puoi scegliere tra inglese, francese, spagnolo, italiano e tedesco. È possibile selezionare una valuta diversa per l'emissione del preventivo e delle fatture del cliente, se non in euro.

Controlla la correttezza delle informazioni e clicca su Conferma.

Le informazioni del tuo cliente verranno salvate e non dovrai inserirle nuovamente per le prossime fatture!

b. Selezionare un cliente già esistente

Apri il menù a tendina e seleziona il cliente verso cui desideri inviare la tua fattura.

3. Crea una fattura

È ora il momento di creare la tua fattura. Compila le informazioni richieste come indicato sulla schermata:

  • Data di emissione e Data di scadenza;

  • Numero d’ordine (facoltativo);

  • Prodotti e servizi: Puoi aggiungere uno o più oggetti alla tua fattura in base ai servizi o ai prodotti che stai addebitando al cliente. Ogni articolo deve contenere un titolo, una descrizione (facoltativa), la quantità, l’unità dell'articolo, il prezzo unitario, l’aliquota IVA, e lo sconto (se necessario).

    💡Se l’oggetto in questione è esente da IVA, puoi impostare un’aliquota dello 0% e selezionare il motivo dell’esenzione dal menù a tendina in basso.

  • Dettagli fiscali (pensione/contributi INPS, ritenuta fiscale e marca da bollo sono opzionali - da aggiungere in base alla propria situazione specifica);

    ☝️Buono a sapersi: Il costo della marca da bollo di una fattura non viene conteggiato nel saldo finale, che include solo Totale (IVA esclusa) e Importo totale IVA.

    Per pagare l’imposta di bollo delle tue fatture, accedi al tuo cassetto fiscale.

    Se hai bisogno di informazioni più precise su come pagare l’imposta di bollo, puoi consultare il sito ufficiale dell’Agenzia delle Entrate.

  • Scegli il Metodo di pagamento, Condizioni di pagamento e Conto da accreditare;

  • Infine, aggiungi ulteriori informazioni alla voce Termini, condizioni e note legali: Il tuo numero di partita IVA, tuo numero di identificazione fiscale o il certificato di identificazione fiscale sono informazioni obbligatorie da aggiungere manualmente in questa sezione. Se vuoi, puoi anche aggiungerne altre facoltative (clicca qui per maggiori informazioni).

    ☝️ Importante in caso di conti multipli:

    Affinché il pagamento sia associato con la fattura corrispondente, il tuo cliente deve effettuare il bonifico direttamente all'IBAN indicato sulla fattura.

4. Verifica le informazioni aggiuntive
Per maggiori informazioni su quali informazioni aggiuntive devi inserire nella tua fattura, puoi fare riferimento a questo articolo: Quali informazioni aggiuntive deve contenere la fattura del cliente?

In generale, le informazioni aggiuntive obbligatorie sono:

  • Il tuo numero di partita IVA;

  • Il tuo numero di identificazione fiscale o il certificato di identificazione fiscale.

5. Personalizza la tua fattura (opzionale)

💡 Se desideri personalizzare la tua fattura in PDF con il logo della tua impresa (se ne hai uno), e l'indirizzo e-mail dell'emittente facendo clic su Impostazioni nella parte superiore dello schermo.

Da qui puoi aggiungere il tuo logo in formato JPEG o PNG (la dimensione del file non deve superare i 5 MB) e l'indirizzo e-mail che vuoi visualizzare nella fattura.

Tieni presente che queste modifiche saranno inserite solo per fatture future, e potranno essere modificate nuovamente in qualsiasi momento. Anche un membro del tuo team può personalizzare logo e/o email, e anche in questo caso le modifiche saranno applicate a tutte le fatture future.

Invece, le fatture emesse in precedenza non verranno aggiornate con il nuovo logo e il nuovo indirizzo e-mail.

È quasi fatta! Dai un'ultima occhiata alle informazioni inserite e clicca su Crea Fattura o Emetti fattura quando sei pronto, o su Salva bozza se preferisci ultimarla in un secondo momento (disponibile solo su Web°.

Puoi condividere la bozza con il tuo cliente cliccando su “Condividi con il tuo cliente” oppure, se non sei sicuro della correttezza delle informazioni e hai bisogno di aiuto per compilare i dati fiscali, puoi condividerla con il tuo commercialista di fiducia cliccando su “Condividi con il tuo commercialista”. Per maggiori informazioni ti invitiamo a consultare questo articolo dedicato: Come creare e condividere le bozze delle fatture elettroniche?

Una volta confermata l'emissione della fattura, questa verrà automaticamente trasferita al Sistema di Interscambio per l'approvazione. Potrai rimanere aggiornato sullo stato della tua fattura dalla sezione Fatturazione (clicca qui per maggiori informazioni su come monitorare lo stato delle tue fatture).

6. Condividi la tua fattura

Non appena la fattura sarà approvata dal Sistema di Interscambio, puoi scegliere se condividere la fattura con il tuo cliente in due modi:

a. Tramite email

Dalla sezione Fatturazione, clicca sulla fattura in questione e poi su Invia la fattura in basso a destra dello schermo. Inserisci l’email del destinatario (puoi anche inserirne più di uno, separando gli indirizzi con una virgola) e personalizza l’oggetto e il messaggio della tua email.

Per facilitare il tracciamento dell’email, puoi spuntare la casella Inseriscimi in cc in fondo alla pagina. Quando hai terminato, clicca su Invia.

b. Tramite link

Se preferisci inviare la fattura dal tuo indirizzo email personale o tramite un altro canale (per esempio, WhatsApp), vai su Fatturazione, clicca sulla sezione Condividi tramite link e copia il link URL da condividere con i tuoi clienti.

7. Scarica la tua fattura

Puoi selezionare e scaricare fatture singole, o l'insieme delle fatture che desideri in un solo file (zip) compresso, che verrà automaticamente inviato al tuo indirizzo email.

Questo file contiene tutte le fatture selezionate in PDF, e può essere inoltrato al tuo commercialista o qualsiasi altra persona di tua scelta.

Per maggiori informazioni su come scaricare le tue fatture in formato PDF, puoi fare riferimento a questo articolo: Dove trovo le mie fatture Qonto?

Considera che hai a disposizione un pacchetto di 400 elementi contabili (tra fatture attive, fatture passive e note di credito).

Per esempio, puoi creare 200 fatture attive con 50 note di credito e ricevere 150 fatture passive. Non importa quanti elementi crei (o ricevi), purché ti mantenga entro il limite delle 400 voci contabili.

Dopo 365 giorni dal momento in cui crei il tuo primo elemento contabile, il conteggio ritorna nuovamente a 400.

Hai raggiunto il limite? Contatta il nostro team!

8. Annullare la tua fattura

Hai commesso un errore e vuoi annullare la tua fattura? Puoi fare riferimento a questo articolo.

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