Wie kann ich auf Qonto eine Kundenrechnung erstellen?
Diese Woche aktualisiert

Sie können ganz einfach Kundenrechnungen direkt in Ihrem Qonto-Konto erstellen und verwalten, um Ihren Zahlungsprozess zu optimieren.

Diese Funktion steht für die Smart, Premium, Essential, Business und Enterprise Pläne zur Verfügung und kann von Kontoinhabern und Administratoren genutzt werden.

💡 AKTIONSANGEBOT: Vom 15.05. bis Ende 2024 können auch Nutzer des Basic-Tarifs diese Funktion nutzen.

☝️ Wissenswert: Das Standardformat für Rechnungen, die über das Qonto-Rechnungstool erstellt werden, wurde für französische Unternehmen auf Factur-X aktualisiert. Qonto ist aktiv daran beteiligt, unsere aktuelle Rechnungslösung an die bevorstehende Reform der elektronischen Rechnungsstellung in Frankreich anzupassen.

Rechnung erstellen

Um eine neue Rechnung in Qonto zu erstellen, befolgen Sie diese Schritte:

  • 🖥️ Gehen Sie von Ihrem Computer aus zu Rechnungen > Kundenrechnungen in der linken Menüleiste.

  • 📲 Gehen Sie von Ihrer mobilen App aus zu Menü > Kundenrechnungen.

Klicken Sie oben rechts auf Rechnung erstellen.

Alternativ können Sie eine vorhandene Rechnung duplizieren, indem Sie sie aus Ihrer Rechnungsliste auswählen und auf das Duplikatsymbol klicken (nur über die Web-App verfügbar).

Beim Erstellen einer Rechnung füllen Sie die erforderlichen Felder wie folgt aus:

  • Ausstellungsdatum, Leistungsdatum und Fälligkeitsdatum.

  • Produkte und Leistungen: Fügen Sie Artikel hinzu, die den in Rechnung gestellten Produkten oder Dienstleistungen entsprechen, einschließlich Titel, optionale Beschreibungsdetails, Menge, Stückpreis und Mehrwertsteuersatz. Über die Web-App können Sie nach Ihren vorherigen Produkten und Dienstleistungen suchen.

  • Artikeldetails: Fügen Sie Artikel hinzu, die den in Rechnung gestellten Produkten oder Dienstleistungen entsprechen, einschließlich Titel, Beschreibung (optional), Menge, Stückpreis, Mehrwertsteuersatz und Preisnachlass (optional).

  • Kontoinformationen: Geben Sie das Konto an, auf das Sie die Zahlung erhalten möchten.

  • Wichtig: Wenn Sie mehrere Konten haben, stellen Sie sicher, dass der Kunde die Überweisung an die auf der Rechnung angegebene IBAN vornimmt, um eine ordnungsgemäße Abstimmung zu gewährleisten.

Hinzufügen von Kundeninformationen:

a. Neuen Kunden erstellen:

  • Klicken Sie auf Neuen Kunden hinzufügen oder auf das "+"-Symbol, wenn Sie zum ersten Mal eine Rechnung in Qonto erstellen.

  • Wählen Sie aus, ob der Kunde ein Unternehmen oder eine Einzelperson ist, und füllen Sie seine Details aus.

  • Sie können auch die Sprache für die Rechnung des Kunden festlegen, falls er die Sprache des Landes Ihres Unternehmens nicht spricht (wählen Sie zwischen Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Deutsch).

  • Wählen Sie eine andere Währung, in der Sie die Angebote und Rechnungen für den Kunden ausstellen möchten, wenn diese nicht auf Euro lautet.

  • Nach der Überprüfung klicken Sie auf Kunde hinzufügen (für Handybenutzer).

Die Kundeninformationen werden für die zukünftige Verwendung gespeichert, so dass Sie die Details nicht erneut eingeben müssen.

b. Bestehenden Kunden auswählen:

  • Klicken Sie auf den Kunden, den Sie in Rechnung stellen möchten (öffnen Sie zuerst das Dropdown-Menü über die Web-App).

Automatische Nummerierung einrichten:

  • Überprüfen Sie die vorgeschlagene Rechnungsnummer oder geben Sie über Einstellungen eine neue Nummer ein.

  • Nach der Bestätigung generiert Qonto automatisch eindeutige und aufeinander folgende Rechnungsnummern für zukünftige Rechnungen.

Anpassen von Rechnungen (nur über die Web-App verfügbar):

Sie können Ihre Rechnungen anpassen, um Ihre Marke widerzuspiegeln. Gehen Sie zu Einstellungen für Kundenrechnungen und befolgen Sie diese Schritte:

  • Fügen Sie Ihr Logo hinzu: Laden Sie eine JPEG- oder PNG-Datei (maximale Größe 5 MB) über den Tab "Einstellungen" oben auf dem Bildschirm hoch.

  • Legen Sie die E-Mail-Adresse des Absenders fest: Geben Sie die E-Mail-Adresse an, die auf Ihrer Rechnung angezeigt werden soll.

  • Optional: Fügen Sie Ihre Firmeninformationen auf Ihrer Rechnung hinzu.

    • Registergericht

    • Unternehmensleitung (wie Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder)

    • Steuernummer

    • Mehrwertsteuernummer

  • Fügen Sie benutzerdefinierte Nachrichten hinzu: Klicken Sie auf Rechnungen oder Angebote, um Ihren Dokumenten eine Kopf- und Fußzeile hinzuzufügen.

Hinweis: Anpassungsänderungen gelten nur für zukünftige Rechnungen und können jederzeit geändert werden. Vorherige Rechnungen werden nicht mit neuen Logo- oder E-Mail-Änderungen aktualisiert.

Beachten Sie, dass die hier eingegebene Steuernummer oder Mehrwertsteuernummer nicht die Informationen in Ihrem Firmenprofil aktualisiert. Ebenso werden Änderungen, die Sie über den Kundenservice vornehmen, hier nicht angewendet, und Sie müssen Ihre Informationen hier ebenfalls aktualisieren.

Freigabe Ihrer Rechnung

Sie können Ihre Rechnung auf zwei Arten mit Empfängern teilen:

1. Per E-Mail senden:

Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein (mehrere Adressen können durch Kommas getrennt werden) und passen Sie die Betreffzeile und die Nachricht an. Fügen Sie sich optional in die Kopie der E-Mail für Tracking-Zwecke ein.

Klicken Sie auf Senden, um die Rechnung zu versenden.

☝️ Wichtiger Hinweis: Die E-Mail-Adresse, an die Sie die Kopie dieser E-Mail erhalten, kann nicht geändert werden.

2. Einen Zahlungslink teilen:

Wenn Sie lieber Ihren eigenen Posteingang oder einen anderen Kanal verwenden möchten, kopieren Sie die benutzerdefinierte Zahlungs-URL aus dem Tab Über Zahlungslink teilen und fügen Sie sie an der gewünschten Stelle ein.

Sie können die Rechnung auch jederzeit erneut senden. Wählen Sie die Rechnung aus dem Rechnungsmenü aus, und senden Sie sie erneut an Ihren Kunden.

Ihre Rechnung stornieren

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