Gleichen Sie Ihre Lieferantenrechnungen automatisch mit Ihren Qonto-Transaktionen aus Dropbox ab.
Wie funktioniert die Integration?
Gleichen Sie Ihre Lieferantenrechnungen mit einem Klick ab: Verbinden Sie Ihr Geschäftskonto mit Dropbox und zentralisieren Sie alle Ihre Lieferantenrechnungen mit einem Klick in Qonto. Sie werden dann automatisch mit den richtigen Transaktionen verknüpft.
Behalten Sie den Überblick über Ihre offenen Lieferantenrechnungen: Ist es schwierig, Ihre Lieferantenrechnungen zu zentralisieren? Erhalten Sie eine schnelle Übersicht über die noch zu zahlenden Rechnungen. Antizipieren Sie Ihre kommenden Fälligkeiten und planen Sie Ihre Zahlungen, keine bösen Überraschungen mehr.
Überlassen Sie die weitere Abwicklung Ihrem Buchhalter: Sobald Ihre Lieferantenrechnungen bezahlt sind, werden sie mit den richtigen Transaktionen abgeglichen. Ihr Buchhalter kann dann alles überprüfen.
Wer kann die Integration benutzen?
Alle Konto-Inhaber/innen und Administratoren können diese Integration mit Dropbox konfigurieren. Sie benötigen lediglich ein Qonto-Konto und ein Dropbox-Konto.
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💡 Sie können mehrere Qonto Konten mit demselben Dropbox Konto verknüpfen.
Wie richten Sie Ihre Integration ein?
Klicken Sie in Ihrer Qonto App am Computer im Menü unten links auf das Zahnrad und wählen dann Integrationen und Partner > Integrationen. Wählen Sie nun die Kachel Dropbox aus und klicken oben rechts auf Connect (Verbinden)
Führen Sie nun folgende Schritte durch:
Wählen Sie das Dropbox Konto, mit dem Sie Ihre Belege synchronisieren möchten;
Nach Ihrer Authentifizierung erlauben Sie Qonto, Ihre Daten mit Dropbox zu synchronisieren, indem Sie auf Continue (Fortsetzen) klicken;
Klicken Sie dann auf Finish ... das war‘s. 🎉
Ihre Integration ist jetzt fertig! An der Quelle Ihres Speicherplatzes wird automatisch ein Archiv Qonto Import kreiert.
Wie verwende ich das erstellte Archiv in meinem Online-Speicherplatz?
Das erstellte Archiv wird in vier Unterordner aufgeteilt:
Ein Archiv Dropzone (Ablage), in dem Sie die neuen Belege Ihrer Ausgaben ablegen.
Ein Archiv Processing (in Bearbeitung), in dem die Belege abgelegt werden, die mit einer Transaktion gekoppelt sind, welche noch nicht auf Ihrem Konto erscheint.
Ein Archiv Matched (verbunden), in dem alle Belege abgelegt werden, die Sie einer Transaktion in Ihrem Qonto Bereich zuordnen konnten.
Ein Archiv Unsupported (nicht unterstützt), in dem Sie Dateien ablegen können, die 15MB überschreiten oder die nicht den folgenden Formaten entsprechen: JPEG, PNG, PDF
💡 Alle drei Stunden werden die in den Archiven Dropzone und Processing abgelegten Dateien berücksichtigt, um sie gegebenenfalls einer Transaktion zuzuordnen.
Welche Dateien können von der Integration verarbeitet werden?
Damit Ihre Lieferantenrechnungen mit den richtigen Qonto-Transaktionen abgeglichen werden können, legen Sie sie in den Dropzone-Ordner. Ihre Dateien müssen die folgenden Größen- und Formatkriterien erfüllen:
Die Größe muss weniger als 15 MB betragen.
Das Format muss entweder JPEG, PNG oder PDF sein.
Es werden nur die Quittungen oder Rechnungen verarbeitet, die Käufen entsprechen. Von Ihnen ausgestellte Rechnungen werden nie mit einer Transaktion verknüpft und bleiben im Ordner Verarbeitung gespeichert.
💡 Es ist nicht möglich, mehrere Lieferantenrechnungen mit einer einzigen Transaktion über die Integration Dropbox → Qonto zu verknüpfen. Wenn mehrere Lieferantenrechnungen für dieselbe Transaktion hochgeladen werden, wird nur eine abgeglichen. Alle weiteren Anhänge bleiben im Ordner Verarbeitung gespeichert.
Mehrere Lieferantenrechnungen können in dieselbe Datei aufgenommen werden, solange die Größe der Datei unter 15 MB liegt.
Was passiert, wenn ich eine Datei oder ein Archiv von meinem Online-Speicherplatz lösche?
Wenn Sie eine Datei in einem der durch die Integration erstellten Archiv oder ein Archiv selbst löschen, kann die Integration nicht mehr richtig funktionieren. Sie müssen sie deinstallieren und anschließend neu installieren, um sie weiterhin nutzen zu können. Um die Integration zu deinstallieren, klicken Sie einfach auf Angemeldet oben rechts auf der Seite Connect Dropbox von der Webanwendung aus und führen diese einfachen Schritte aus:
Klicken Sie auf Dropbox trennen → Qonto.
Klicken Sie erneut auf Dropbox trennen → Qonto.
💡 Diese Aktion wirkt sich nicht auf Lieferantenrechnungen aus, die bereits in Qonto importiert wurden.
Kann ich das Archiv Qonto Import und die erstellten Unterordner in meinem Online-Speicherplatz verschieben?
Alle durch die Integration erstellten Archive können innerhalb Ihres Online-Speichers an einen beliebigen Ort verschoben werden.
Wie kann ich meine Lieferantenrechnungen in Qonto verwalten?
Klicken Sie in Ihrer Qonto-Web-App auf den Bereich Einkäufe und dann auf die Registerkarte Lieferantenrechnungen, um alle Ihre aus Dropbox importierten Rechnungen abzurufen.
Ihre bereits bezahlten Quittungen und Lieferantenrechnungen sind über die Registerkarte Bezahlt zugänglich und werden automatisch mit der richtigen Transaktion in Ihrem Verlaufsbereich abgeglichen.
Lieferantenrechnungen, die eine manuelle Aktion von Ihnen erfordern, sind auf der Registerkarte Eingang zugänglich. Sie können manuell mit der richtigen Transaktion abgeglichen oder direkt mit Qonto bezahlt werden.
💡 Heute eine Zahlung fällig? Denken Sie an Sofortüberweisungen! Wenn Sie mehr über die Registerkarte Lieferantenrechnungen erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel.
Hat Dropbox ohne meine Erlaubnis Zugriff auf die Daten auf meinem Qonto Konto?
Wir geben keine Daten an Dropbox ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung weiter. Sie können diese jederzeit in wenigen Klicks widerrufen, um das Teilen Ihrer Daten zu unterbinden. Ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung können wir die Funktion der Integration nicht gewährleisten.