Wenn Sie eine Rechnung in Qonto erstellen, können Sie sie einfach als Entwurf für eine spätere Weiterbearbeitung speichern. Entwürfe können auch als Proforma-Rechnung an Kunden weitergegeben werden, damit diese alle Details zur Hand haben, bevor die endgültige Version ausgestellt wird.
Denken Sie daran, dass Sie vollen Zugang zur Rechnungsstellung haben für:
Smart-, Premium-, Essential-, Business- und Enterprise-Tarif (hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Tarif ganz einfach erweitern können)*
Inhaber und Admin Rolle
So beginnen Sie:
💻 Wenn Sie einen Computer nutzen, melden Sie sich bei Ihrem Qonto Konto an und klicken Sie im Navigationsmenü auf Rechnungsstellung.
📱Wenn Sie Ihre Qonto App auf dem Handy verwenden, melden Sie sich bei Ihrem Qonto Konto an und klicken Sie auf den Bereich "Mehr" und dann auf "Rechnungsstellung" im Navigationsmenü.
Einen Entwurf speichern
Klicken Sie im Bereich Rechnungsstellung oben auf dem Bildschirm auf Rechnung erstellen. Füllen Sie dann die Felder wie auf dem Bildschirm angegeben aus. Um einen Entwurf zu speichern, müssen Sie mindestens:
einen bestehenden Kunden auswählen oder einen neuen Kunden hinzufügen
eine Rechnungsnummer eingeben (nur wenn Sie die manuelle Nummerierung aktiviert haben)
ein Ausgabe- und Fälligkeitsdatum eingeben
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Als Entwurf speichern am unteren Rand des Bildschirms. Sie finden alle Ihre gespeicherten Entwürfe unter der Registerkarte Entwürfe im Bereich Rechnungsstellung. Um einen Entwurf weiter zu bearbeiten, klicken Sie auf ihn und dann auf Entwurf bearbeiten. Um ihn endgültig zu löschen, klicken Sie auf Entwurf löschen.
Wenn Ihr Entwurf fertig ist, können Sie Ihren Entwurf einfach in eine Rechnung umwandeln. Klicken Sie auf Ihren Entwurf in der Rechnungsliste und vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen Felder korrekt ausgefüllt sind. Klicken Sie dann unten auf dem Bildschirm auf Rechnung erstellen, und bestätigen Sie, dass Ihre Rechnung zur Ausstellung bereit ist. Anschließend können Sie die Rechnung per E-Mail oder Link an Ihren Kunden senden.
💡 Gut zu wissen: Wenn Sie die automatische Rechnungsnummerierung bereits eingerichtet haben, erhält Ihr Entwurf automatisch die nächste verfügbare Nummer, sobald Sie ihn in eine Rechnung umwandeln. Wenn Sie noch die manuelle Nummerierung verwenden, werden Sie vor der Umwandlung aufgefordert, zu bestätigen, dass Ihr Entwurf eine gültige und fortlaufende Nummer hat.
Um zu erfahren, wie Sie die automatische Rechnungsnummerierung aktivieren und sicherstellen, dass Ihre Rechnungen immer fortlaufend nummeriert sind, klicken Sie hier.
Versenden eines Entwurfs
Sie können auch einen Rechnungsentwurf an Ihren Kunden senden. Diese vorläufige Version, die auch als Proforma-Rechnung bezeichnet wird, kann nützlich sein, wenn Sie einen Vorschlag austauschen oder Details bestätigen möchten, bevor Sie die endgültige Rechnung ausstellen. Das Versenden eines Entwurfs vor dem Ausstellen einer Rechnung ist nicht obligatorisch, erfordert keine Maßnahmen seitens Ihres Kunden und hat keine buchhalterischen Auswirkungen.
Um einen Entwurf freizugeben, klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf Entwurf freigeben. Geben Sie dort die E-Mail-Adresse Ihres Kunden ein, passen Sie Ihre Nachricht an, und klicken Sie auf E-Mail senden. Wenn Sie den Entwurf lieber über einen anderen Kanal weitergeben möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Link zum Dokument kopieren und kopieren Sie den Link in Ihre Zwischenablage.
💡 Denken Sie daran, dass ein Entwurf keine endgültige Rechnung ersetzt. Wenn Sie bereit sind, die endgültige Version auszustellen, können Sie sie direkt in eine Rechnung umwandeln, indem Sie auf Rechnung erstellen am unteren Rand des Bildschirms klicken.
(*) Abonnenten des Basis-Tarifs können bis zu zwei Rechnungen kostenlos erstellen, bevor sie ein Upgrade für den vollen Zugriff auf das Rechnungsstellungs-Tool erwerben.