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Wie erstellt und teilt man Rechnungsentwürfe?
Vor über einer Woche aktualisiert

Wenn Sie eine Rechnung in Qonto erstellen, können Sie sie einfach als Entwurf für eine spätere Weiterbearbeitung speichern. Entwürfe können als Proforma-Rechnung mit Kunden geteilt werden, damit sie alle Details haben, bevor die endgültige Version ausgestellt wird.

Das Rechnungstool ist ab dem Smart-Plan verfügbar (erfahren Sie, wie Sie Ihren Plan aktualisieren können hier) und für die Rollen Owner und Admin. Der Basic-Plan ermöglicht es Ihnen, bis zu zwei Rechnungen kostenlos zu erstellen, um die Funktionalität zu erkunden.

💡 Normalerweise ist das Rechnungstool ab dem Smart-Tarif verfügbar und der Basic-Tarif erlaubt es Ihnen nur, bis zu zwei Rechnungen kostenlos zu erstellen, um die Funktionalität zu testen. Aber dank eines Sonderangebots vom 15.05.24 bis Ende 2024 haben auch Nutzer des Basic-Tarifs unbegrenzten Zugriff auf das Rechnungstool.

Einen Entwurf erstellen und speichern

💻 Melden Sie sich von einem Computer aus in Ihrem Qonto-Konto an und gehen Sie zum Tab Rechnungsstellung.

Klicken Sie auf Rechnung erstellen und füllen Sie die Informationen aus. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf Als Entwurf speichern. Um diese Aktion auszuführen, müssen Sie:

  • einen vorhandenen Kunden auswählen oder einen neuen hinzufügen

  • eine Rechnungsnummer eingeben (nur wenn die manuelle Nummerierung aktiviert ist)

  • ein Ausstellungsdatum und ein Fälligkeitsdatum eingeben

  • den Titel und den Rechnungsbetrag hinzufügen

📱 Melden Sie sich von der mobilen Qonto-App aus an, gehen Sie zu Menü > Kundenrechnungen. Wählen Sie als nächstes das Pluszeichen oben rechts und wählen Sie einen vorhandenen Kunden aus oder fügen Sie einen neuen hinzu. Sie müssen nur die Details ausfüllen (einschließlich der gleichen obligatorischen Felder wie in der Web-App) und Als Entwurf speichern.

Einen Entwurf verwalten

Ihre gespeicherten Entwürfe finden Sie im Abschnitt Entwürfe des Tabs Rechnungsstellung. Wenn Sie an einem von ihnen weiterarbeiten möchten, wählen Sie ihn aus und klicken Sie dann auf Entwurf bearbeiten. Sie können ihn auch dauerhaft löschen, indem Sie Entwurf löschen auswählen.

Sobald Ihr Entwurf fertig ist, können Sie ihn in eine Rechnung umwandeln!

Wählen Sie ihn aus der Liste aus und stellen Sie sicher, dass alle obligatorischen Felder korrekt ausgefüllt sind. Am unteren Rand des Bildschirms wählen Sie Rechnung erstellen (oder über die mobile App: Entwurf finalisieren > Rechnung erstellen) und bestätigen, dass Ihre Rechnung bereit zur Ausstellung ist.

Sie können sie dann per E-Mail an Ihren Kunden senden oder den Link mit ihm teilen.

👆 Gut zu wissen:

  • Wenn die automatische Rechnungsnummerierung konfiguriert ist, erhält Ihr Entwurf automatisch die nächste verfügbare Nummer, sobald er in eine Rechnung umgewandelt wird. Löschen oder archivieren Sie Ihren Entwurf, wenn Sie ihn nicht in eine Rechnung umwandeln möchten, um die Kontinuität der Buchhaltungsnummerierung sicherzustellen!

  • Bei der manuellen Nummerierung müssen Sie bestätigen, dass Ihr Entwurf eine gültige und sequentielle Nummer hat, bevor Sie ihn umwandeln. Klicken Sie hier, um die automatische Rechnungsnummerierung zu aktivieren.

Versenden eines Entwurfs

Sie können auch eine Entwurfsrechnung an Ihren Kunden senden. Diese vorläufige Version, auch bekannt als Proforma-Rechnung, kann nützlich sein, wenn Sie einen Vorschlag teilen oder bestimmte Details bestätigen möchten, bevor Sie die endgültige Rechnung ausstellen. Es ist nicht obligatorisch, erfordert keine Aktion von Ihrem Kunden und hat keine Auswirkungen auf die Buchhaltung.

💻 Klicken Sie dazu am unteren Rand des Computerbildschirms auf Entwurf senden, geben Sie dann die E-Mail-Adresse Ihres Kunden ein, passen Sie Ihre Nachricht an und klicken Sie auf E-Mail senden. Wenn Sie es bevorzugen, es über einen anderen Kanal zu teilen, klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumentenlink kopieren und kopieren Sie den Link in die Zwischenablage.

📲 Wählen Sie in der mobilen App die drei kleinen Punkte (oben rechts), dann Entwurf senden. Wählen Sie dann den Kanal aus, über den Sie ihn senden möchten, und passen Sie Ihre Nachricht an.

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