Nur Kontoinhaber- und Adminrollen können mit Qonto Budgets erstellen und verwalten. Sie sind ein Manager, der für ein Budget verantwortlich ist? Dieser Artikel ist für Sie.
Was ist die Funktion Budgets auf Qonto?
Über den Bereich Teamausgaben oder "Mehr" auf dem Telefon können Sie:
ein Budget erstellen und es einem Team zuweisen
die mit diesem Budget verbundenen Ausgaben in Echtzeit verfolgen
einen Mitarbeiter mit der Rolle Manager in Qonto mit der Nachverfolgung beauftragen.
👆 Gut zu wissen:
Pro Team kann ein Budget erstellt werden. Es ist jedoch möglich, zwei Zeiträume von jeweils 12 Monaten in ein und demselben Budget zu erfassen, die sich zwischen dem laufenden und dem folgenden Jahr überschneiden können. Darüber hinaus kann ein Budget bis zu 12 Monate im Voraus erstellt werden, was eine flexible Planung ermöglicht. Die Periodizität dieses Budgets kann monatlich oder global sein, d.h. den gesamten Zeitraum abdecken.
Wie kann ich ein neues Budget erstellen und zuweisen?
Nur über die Web-Anwendung verfügbar 🖥️
Erstellen und verteilen Sie ein neues Budget mit nur wenigen Klicks:
Gehen Sie zum Abschnitt Teamausgaben und klicken Sie auf Budget erstellen.
Wählen Sie ein bestehendes Team aus und ernennen Sie einen Manager (Rolle Manager) oder erstellen Sie ein neues Team, indem Sie auf Team erstellen klicken.
Legen Sie den Budgetzeitraum fest und geben Sie den Gesamt- oder Monatsbudgetbetrag ein.
Klicken Sie abschließend auf Fortfahren, um die Erstellung Ihres Teambudgets abzuschließen.
Wie kann ein Budget nach seiner Erstellung geändert werden?
Nur über die Web-Anwendung verfügbar 💻
Sie können den Zeitraum und den Betrag Ihres Budgets jederzeit ändern.
Gehen Sie zu Teamausgaben > Budgets
Klicken Sie auf die Budgetkarte, die Sie bearbeiten möchten, dann auf Bearbeiten in der oberen rechten Ecke
Wählen Sie einen neuen Zeitraum oder Betrag. In diesem Stadium können Sie auch eine neue Budgetperiode hinzufügen.
Schließen Sie die Änderungen ab, indem Sie auf Speichern klicken.
👆 Gut zu wissen Es ist nicht möglich, die Häufigkeit des Budgets zu ändern (von monatlich zu global oder von global zu monatlich). Wenn Sie dies tun möchten, müssen Sie das aktuelle Budget löschen und dann ein neues mit der gewünschten neuen Häufigkeit erstellen. Außerdem müssen Sie die Ausgaben, die Ihr Team bereits getätigt hat, ggf. manuell dem neuen Budget neu zuweisen.
Wie archiviere ich ein Budget, nachdem es erstellt worden ist?
Klicken Sie im Bereich Teamausgaben> Budgets auf das Budget, das Sie archivieren möchten.
Klicken Sie auf Archivieren in der oberen rechten Ecke.
👆 Gut zu wissen Die Archivierung eines Budgets ist eine dauerhafte Maßnahme. Alle Daten, die sich auf dieses Budget beziehen, können nicht mehr abgerufen werden, sobald das Budget archiviert wurde.
Wie kann eine Transaktion manuell einem anderen oder keinem Budget zugewiesen werden?
Jede einzelne Transaktion kann nach der Ausgabe einem Budget zugewiesen oder von einem Budget in ein anderes umgeschichtet werden.
Gehen Sie über den Bereich Transaktion zur Historie Ihrer Transaktionen.
Klicken Sie auf die Transaktion, die Sie zuordnen oder neu zuordnen möchten.
Gehen Sie in den Transaktionsdetails zum Abschnitt Budget und wählen Sie das entsprechende Budget aus.
👆 Gut zu wissen
Nur Kontoinhaber oder Admin können eine Transaktion einem beliebigen Budget zuweisen oder neu zuweisen. Manager können Transaktionen nur den Budgets neu zuordnen, denen sie zuvor zugeordnet wurden.
Wie funktioniert die Echtzeitverfolgung von Teamausgaben?
Sobald ein Teammitglied eine Transaktion mit seiner Qonto-Karte oder über eine Überweisung tätigt, wird die Ausgabe automatisch vom Budget des Teams abgezogen. Sie können die Transaktionen eines Budgets und den verbleibenden zugewiesenen Betrag einsehen, indem Sie einfach auf das entsprechende Budget im Bereich Budget klicken. Sie können dann nach Zeitraum suchen, um weitere Details zu erfahren.
Unsere Tipps um die Budgets Funktion von Qonto optimal zu nutzen
In Kontakt bleiben Kommunizieren Sie effektiv mit Ihren Teams. Informieren Sie sie über die Entwicklung ihres Budgets und binden Sie sie aktiv in die Verwaltung der Unternehmensfinanzen ein.
Delegieren mit der Rolle Manager Verlassen Sie sich auf die Rolle des Managers. Weisen Sie ein Budget zu und vertrauen Sie die Überwachung einem Teamleiter oder einem vertrauenswürdigen Kollegen an. Sie behalten die Kontrolle, ohne den Verwaltungsaufwand, der Sie ausbremst.
Analysieren Sie Ihre Ausgaben im Detail Mit der Echtzeit-Budgetverfolgung auf Qonto behalten Sie Ihre Ausgaben, Trends und Bereiche, in denen Sie Kosten optimieren können, im Auge. Damit Ihre zukünftigen Budgets so genau und realistisch wie möglich sind.