Was ist meine Rolle als Manager in der Budgetfunktion von Qonto?
Als Manager sind Sie für die Überwachung eines bestimmten Budgets verantwortlich, das Ihrem Team vom Kunden zugewiesen wurde. Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass das Team das Budget einhält und gleichzeitig die notwendigen geschäftlichen Transaktionen durchführt.
Wie greife ich auf die Funktion Budgets zu?
Sie können auf die Funktion Budgets über die Webanwendung im Bereich Teamausgaben und über den Bereich "Mehr" auf Ihrem Telefon zugreifen. Bitte beachten Sie jedoch, dass nur die Ihnen vom Kontoinhaber zugewiesenen Budgets sichtbar sind.
Wie kontrolliere ich die Ausgaben meines Teams?
Die Funktion Budgets bietet Echtzeit-Updates zu den Ausgaben Ihres Teams. Jedes Mal, wenn ein Teammitglied eine Transaktion mit seiner Qonto Karte durchführt, wird die Ausgabe automatisch vom Budget des Teams abgezogen. Sie können diese Transaktionen und das verbleibende Budget im Bereich "Budgets" einsehen.
Wie werden die Transaktionen meines Teams einem Budget zugewiesen?
Sobald ein Budget für ein bestimmtes Team erstellt wurde, werden die folgenden Transaktionen automatisch einem Budget zugewiesen:
Von einem Teammitglied initiierte Überweisung
Qonto Kartenzahlung durch ein Mitglied des Teams
Von einem Teammitglied beantragte Erstattung von Ausgaben
Jede Transaktion wird der Budgetperiode zugewiesen, die der erfolgreichen Ausführung der Transaktion entspricht. Beachten Sie, dass Transaktionen nachträglich manuell den Budgets neu zugeordnet werden können.
Wie kann eine Transaktion manuell einem anderen oder keinem Budget zugewiesen werden?
Als Manager haben Sie nur die Erlaubnis, das Budget des Teams, dem Sie angehören, zu kontrollieren und zu verwalten. So können Sie einzelne Transaktionen manuell neu zuordnen oder aus einem Ihrer Budgets entfernen, indem Sie auf der Registerkarte Transaktionen zu den Transaktionsdetails navigieren.
Wählen Sie dazu die Transaktion aus, die Sie neu zuordnen möchten. Tauchen Sie dann tiefer in die Details der Transaktion ein und gehen Sie zum Abschnitt Budget. Dort können Sie das neue Budget auswählen, das Sie mit dieser Transaktion verknüpfen möchten.
Sie können in diesem Artikel nachlesen, was der Kontoinhaber und die Admins in Bezug auf die Neuzuweisung tun können.
Kann ich das Budget des Teams anpassen?
Als Manager können Sie das Budget nicht direkt anpassen. Nur der Kontoinhaber und die Administratoren haben die Befugnis, Budgets zu erstellen und anzupassen. Wenn Sie der Meinung sind, dass das Budget aufgestockt oder gekürzt werden muss, besprechen Sie dies bitte mit dem Kontoinhaber oder den für die Finanzen in Ihrem Unternehmen zuständigen Administratoren. 👍
Was soll ich tun, wenn unser Team kurz davor steht, das Budget zu überschreiten?
Wenn Ihr Team kurz davor steht, sein Budget zu überschreiten, ist es wichtig, dies den Teammitgliedern mitzuteilen. Ermutigen Sie sie zu einem bewussten Umgang mit Geld und überprüfen Sie die Notwendigkeit anstehender Ausgaben. Sprechen Sie gegebenenfalls mit dem Kontoinhaber über eine Anpassung des Budgets. Aber keine Sorge, das Erreichen oder Überschreiten des Budgets blockiert in jedem Fall zukünftige Zahlungen.
Wie kann ich das zugewiesene Budget effektiv verwalten?
Im Folgenden finden Sie einige Tipps für eine effiziente Verwaltung des Budgets Ihres Teams:
Regelmäßiges Überprüfen der Ausgaben: Behalten Sie die Ausgabengewohnheiten Ihres Teams im Auge und stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen notwendig sind und mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
Effektive Kommunikation: Halten Sie Ihr Team über den Stand des Budgets auf dem Laufenden und fördern Sie verantwortungsbewusste Ausgaben.
Vorausplanung: Planen Sie große Ausgaben vorausschauend in Ihr Budget ein, um Überraschungen zu vermeiden.
Besprechung von Budgetänderungen: Wenn Sie der Meinung sind, dass das Budget angepasst werden muss, zögern Sie nicht, dies dem Kontoinhaber oder dem CFO mitzuteilen.
Durch Benachrichtigungen auf dem Laufenden bleiben: Standardmäßig erhalten die Budgetverantwortlichen Push-Benachrichtigungen und E-Mails:
Wenn die Ausgaben 80 % des veranschlagten Betrags erreichen.
Wenn die Ausgaben 100 % des veranschlagten Betrags erreichen.
Diese Benachrichtigungseinstellungen können in den Einstellungen der Qonto-Anwendung angepasst werden. Benachrichtigungen helfen Ihnen, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen und Ihr Budget effektiver zu verwalten.