Seuls les Titulaires de compte et les rôles Admin peuvent créer et gérer des budgets sur Qonto. Vous êtes un Manager en charge d'un budget ? Cet article est fait pour vous.
Qu'est-ce que la fonctionnalité Budgets sur Qonto ?
Depuis la section Dépenses d'équipe, ou Plus depuis votre mobile, vous pouvez :
Créer un budget et l'assigner à une équipe
Suivre en temps réel les dépenses liées à ce budget
Confier le suivi à un collaborateur ayant le rôle Manager sur Qonto.
👆 Bon à savoir
Un seul budget peut être créé par équipe. Toutefois, il est possible d'inclure dans un même budget deux périodes de 12 mois chacune, qui peuvent se chevaucher entre l'année en cours et l'année suivante. De plus, un budget peut être établi jusqu'à 12 mois à l'avance, offrant ainsi une flexibilité dans la planification. La périodicité de ce budget peut être mensuelle ou globale, c'est-à-dire couvrir l'ensemble de la période en question.
Comment créer et affecter un nouveau budget ?
Disponible uniquement depuis un ordinateur 🖥️
Créez et affectez un nouveau budget en quelques clics :
Rendez-vous dans la section Dépenses des équipes puis cliquez sur Budgets.
Sélectionnez une équipe existante et nommez un responsable (rôle Manager) ou créez une nouvelle équipe en cliquant sur Créer une équipe.
Définissez la période du budget et entrez le montant total ou mensuel du budget.
Cliquez enfin sur Continuer pour finaliser la création de votre budget d'équipe.
Comment modifier un budget après sa création ?
Disponible uniquement depuis un ordinateur 🖥️
Vous pouvez modifier la période et le montant de vos budgets à tout moment.
Rendez-vous dans la section Dépenses des équipes > Budgets.
Cliquez sur le Budget que vous souhaitez modifier puis sur Modifier le budget en haut à droite.
Choisissez une nouvelle période ou un nouveau montant. À cette étape, vous pouvez également ajouter une nouvelle période budgétaire.
Finalisez la modification en cliquant sur Enregistrer.
👆 Bon à savoir
Il n'est pas possible de modifier la fréquence du budget (de mensuel à global ou de global à mensuel). Si vous souhaitez le faire, vous devez supprimer le budget actuel puis en créer un nouveau avec la nouvelle fréquence souhaitée. Vous devez aussi réaffecter manuellement les dépenses déjà réalisées par votre équipe au nouveau budget si nécessaire.
Comment archiver un budget après sa création ?
Disponible uniquement depuis un ordinateur 🖥️
Depuis la section Dépenses de l'équipe > Budgets, cliquez sur le Budget que vous souhaitez archiver.
Cliquer sur Archiver en haut à droite
👆 Bon à savoir
L'archivage d'un budget est une action permanente. Toutes les données relatives à ce budget ne peuvent être récupérées une fois que le budget a été archivé.
Comment réaffecter manuellement une transaction à un autre budget ou à aucun budget ?
Chaque transaction individuelle peut être affectée à un budget après la dépense ou réaffectée d'un budget à un autre.
Rendez-vous dans la section Compte pro > Transactions
Cliquez sur la transaction que vous souhaitez affecter ou réaffecter.
Dans les détails de la transaction, allez dans la section Budget et choisissez le budget correspondant.
👆 Bon à savoir
Seuls les Titulaires ou rôles Admin du compte peuvent affecter ou réaffecter une transaction à n'importe quel budget. Les rôles Managers ne peuvent réaffecter des transactions qu'aux budgets auxquels ils ont été préalablement affectés.
Comment fonctionne le suivi en temps réel des dépenses de l'équipe ?
Dès qu'une transaction est réalisée par un membre de l'équipe avec sa carte Qonto ou via un virement, la dépense est automatiquement déduite du budget de l'équipe. Vous pouvez consulter les transactions d'un budget et le montant alloué restant simplement en cliquant sur le budget correspondant dans la section Budgets.
Vous pouvez ensuite naviguer par période pour obtenir plus de détails.
Nos conseils pour tirer le meilleur parti des Budgets sur Qonto
Gardez le contact Communiquez efficacement avec vos équipes. Tenez-les informées de la progression de leur budget et faites-les participer activement à la gestion des finances de votre entreprise.
Déléguez avec le rôle Manager Appuyez-vous sur le rôle Manager. Attribuez un budget puis confiez son suivi à un chef d’équipe ou un collaborateur de confiance. Vous gardez le contrôle, sans l’administratif qui vous ralentit.
Analysez en profondeur vos dépenses Grâce aux suivis en temps réel des Budgets sur Qonto, gardez un œil sur vos dépenses, les tendances et les domaines dans lesquels vous pourriez optimiser les coûts. Pour que vos futurs budgets soient les plus précis et réalistes possibles.