Quel est mon rôle en tant que manager dans la fonctionnalité Budgets sur Qonto ?
En tant que manager, vous avez la responsabilité de superviser un budget assigné à votre équipe par le propriétaire du compte. Votre rôle consiste à veiller à ce que l'équipe respecte le budget tout en effectuant les transactions nécessaires à la réalisation de vos objectifs.
Comment accéder à la fonctionnalité Budgets ?
La fonctionnalité Budgets est accessible via le menu Dépenses d'équipe dans la barre latérale de votre compte Qonto ainsi que dans la section Plus de votre application portable. Veuillez noter que seuls les budgets qui vous sont assignés seront visibles.
Comment surveiller les dépenses de mon équipe ?
La fonctionnalité Budgets vous offre des mises à jour en temps réel sur les dépenses de votre équipe. Chaque fois qu'un membre de l'équipe effectue une transaction avec sa carte Qonto, la dépense est automatiquement déduite du budget de l'équipe. Vous pouvez consulter ces transactions et le budget restant dans la section Budgets.
Comment les transactions de mon équipe sont-elles affectées à un budget ?
Une fois qu'un budget a été créé pour une équipe donné, les transactions sont automatiquement affectées à un budget :
Virement initié par un membre de l'équipe
Paiement par carte Qonto effectué par un membre de l'équipe
Remboursement de notes de frais demandé par un membre de l'équipe
Chaque transaction sera affectée à la période budgétaire correspondant au moment où la transaction a été exécutée. Notez que les transactions peuvent être réaffectées manuellement aux budgets après coup.
Comment réaffecter manuellement une transaction à un autre budget ou à aucun budget ?
En tant que Manager vous êtes autorisé à suivre et gérer uniquement le budget assigné à l'équipe à laquelle vous appartenez. Vous pouvez donc réaffecter manuellement des transactions individuelles ou les supprimer de n'importe lequel de vos budgets en accédant aux détails de la transaction dans la section Compte Pro > Transactions.
Pour ce faire, sélectionnez la transaction que vous souhaitez réaffecter. Ensuite, il faudra aller dans les détails de la transaction et trouver la section “Budget”. Vous pouvez alors sélectionner le nouveau budget que vous souhaitez associer à cette transaction.
Vous pouvez consulter cet article afin de connaître les droits du titulaire et administrateurs concernant la réaffectation des transactions.
Puis-je ajuster le budget de l'équipe ?
En tant que manager, vous ne pouvez pas ajuster directement le budget. Seul le titulaire du compte et les administrateurs ont ce droit. Si vous estimez qu'une modification du budget est nécessaire, discutez-en avec le titulaire du compte ou les administrateurs directement 👍
Que dois-je faire si notre équipe est sur le point de dépasser le budget ?
Si votre équipe approche le budget maximum, il est important de communiquer avec les membres de votre équipe. Encouragez une gestion responsable des dépenses et examinez la nécessité des dépenses à venir. Si nécessaire, discutez avec le propriétaire du compte pour ajuster le budget. Mais ne vous inquiétez pas, atteindre ou dépasser le budget ne bloquera pas les paiements futurs.
Comment puis-je gérer efficacement mon budget ?
Voici quelques conseils pour gérer efficacement le budget de votre équipe :
Surveillez régulièrement les dépenses : Gardez un œil sur les habitudes de dépenses de votre équipe et assurez-vous que toutes les transactions sont nécessaires et alignées sur les objectifs de l'entreprise.
Communiquez efficacement : Tenez votre équipe informée de l'état du budget et encouragez une dépense responsable de votre budget.
Planifiez à l'avance : Anticipez les dépenses importantes et planifiez-les dans votre budget pour éviter les surprises.
Discutez des modifications budgétaires : Si vous estimez que le budget doit être ajusté, n'hésitez pas à en informer le propriétaire du compte ou la direction financière.
Restez vigilant grâce aux notifications : Par défaut, les responsables de budget seront avertis par notification push et par e-mail :
Chaque fois que les dépenses atteignent 80 % du montant budgété.
Chaque fois que les dépenses atteignent 100 % du montant budgété
Les paramètres de notification peuvent être modifiés dans les réglages de l'application Qonto.