Che ruolo ho come Manager in relazione alla funzionalità Budgets?
In qualità di manager, hai la responsabilità di supervisionare un budget specifico assegnato al tuo team dal Titolare del conto. Il tuo compito sta nel garantire che il team rimanga nei limiti del budget predisposto.
Dove trovo la funzionalità Budget?
Puoi accedere alla funzionalità Budget dalla sezione Spese di team da computer e dalla sezione Menu da telefono. Tieni presente che potrai visualizzare solo i budget che ti sono stati assegnati dal Titolare del conto.
Come posso monitorare le spese del mio team?
La funzionalità Budget fornisce aggiornamenti in tempo reale sulle spese del tuo team. Ogni volta che un membro del team effettua una transazione utilizzando la propria carta Qonto, la spesa viene automaticamente detratta dal budget del team. Puoi visualizzare queste transazioni e il budget rimanente direttamente dalla sezione Budget.
Come vengono assegnate a un budget le transazioni del mio team?
Una volta creato un budget per un determinato team, le seguenti transazioni verranno automaticamente assegnate a un budget:
Bonifico effettuato da un membro del team
Pagamento con carta Qonto effettuato da un membro del team
Rimborso spese richiesto da un membro del team
Ogni transazione sarà assegnata al periodo di budget corrispondente a quando la transazione è stata eseguita con successo. Ricorda che le transazioni possono essere assegnate manualmente ai budget di tua scelta a posteriori.
Come assegnare manualmente una transazione a un altro o nessun budget?
In qualità di manager, hai solo il permesso di monitorare e gestire il budget assegnato al team di cui fai parte. Pertanto, puoi assegnare manualmente singole transazioni o rimuoverle da uno qualsiasi dei tuoi budget accedendo ai dettagli della transazione nella scheda Transazioni.
Per fare ciò, seleziona la transazione che desideri assegnare manualmente. Vai alla sezione Budget dove potrai selezionare il nuovo budget che desideri associare a questa transazione.
Puoi consultare questo articolo per comprendere meglio i permessi dei Titolari e degli Admin.
Posso modificare il budget del team?
Come Manager, non puoi modificare direttamente il budget. Solo il Titolare del conto e gli Admin hanno la possibilità per creare e modificare i budget. Se ritieni che il budget debba essere aumentato o ridotto, parlane con il Titolare del conto o con gli Admin responsabili delle finanze nella tua azienda 👍
Cosa devo fare se il nostro team sta per superare il budget?
Se il tuo team sta per superare il budget, è fondamentale comunicarlo ai membri che ne formano parte. Incoraggiare la spesa consapevole e rivedere la necessità delle spese future è molto importante. Se necessario, discuti con il Titolare del conto per sistemare o modificare il budget: in ogni caso il raggiungimento o il superamento del tuo limite di budget bloccherà qualsiasi futuro pagamento.
Come posso gestire in maniera efficace il budget?
Ecco alcuni suggerimenti per gestire al meglio il budget del tuo team:
Monitora regolarmente le spese: tieni d'occhio le abitudini di spesa del tuo team e assicurati che tutte le transazioni siano necessarie e in linea con gli obiettivi aziendali.
Comunica in modo efficace: mantieni il tuo team informato sullo stato del budget e incoraggia una spesa responsabile.
Pianifica in anticipo: anticipa le spese elevate e pianificale nel tuo budget per evitare sorprese.
Discuti le modifiche al budget: se ritieni che il budget debba essere rettificato, non esitare a comunicarlo al Titolare del conto o al team che gestisce le finanze.
Stai attento con le notifiche: per impostazione predefinita, i proprietari del budget ricevono notifiche push e via e-mail quando:
La spesa raggiunge l'80% dell'importo prefissato.
La spesa raggiunge il 100% dell'importo prefissato.
Queste impostazioni di notifica possono essere personalizzate all'interno delle impostazioni della App. Tenere sotto controllo le notifiche può aiutarti a gestire il tuo budget in modo più efficace.