Die Funktion, Erinnerungen für fehlende Belege zu senden, ist in den Plänen Essential, Business und Enterprise verfügbar.
Um die Mehrwertsteuer zu deklarieren, müssen Unternehmen jeder Transaktion einen (gültigen) Beleg beifügen. Qonto unterstützt das Sammeln von Quittungen mithilfe wöchentlicher Erinnerungen, die an Teammitglieder:innen mit fehlenden Belegen gesendet werden. Auch Kontoinhaber:innen und Administrator:innen erhalten eine wöchentliche Zusammenfassung, um den Überblick zu behalten.
💡Belege auf Qonto haben Beweiskraft. Das bedeutet, dass Unternehmen die Papieroriginale nicht mehr aufbewahren müssen, da digitale Belege den gleichen rechtlichen Wert haben.
Wie kann ich fehlende Belege anzeigen?
Im Bereich Geschäftskonto klicken Sie auf Transaktionen. Auf der rechten Seite unter der Spalte Anhänge finden Sie eine Übersicht zum Status Ihrer Belege für jede Transaktion: “Angehängt”, “Fehlt” oder “Nicht erforderlich”.
Um ausschließlich Transaktionen mit dem Status “Fehlt” anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche “Benutzerdefinierte Ansichten” und dann auf Fehlende Belege. Sie können auch andere benutzerdefinierte Ansichten mit zusätzlichen Filtern einrichten und Ihre Transaktionen ohne Belege, z.B. nach Mitglied, Transaktionsart oder Tag filtern.
Zur besseren Übersicht erhalten Kontoinhaber:innen und Administrator:innen jeden Freitag eine automatisierte E-Mail mit einer Zusammenfassung aller fehlenden Belege des Unternehmens, in der die Transaktionen ohne Belege der vergangenen 7 und 30 Tage aufgeführt sind. Sie haben auch Zugriff auf den zugehörigen Geldwert für jede Transaktion, mit einem Link zur In-App-Ansicht aller fehlenden Belege.
👆 Kontoinhaber:innen und Administrator:innen können die automatisierte wöchentliche Zusammenfassung jederzeit deaktivieren.
Wie werden mein Team und ich an fehlende Belege erinnert?
Alle Kontoinhaber:innen, Administrator:innen, Manager:innen oder Mitarbeitende, bei denen mindestens ein Beleg fehlt, werden automatisch erinnert:
Per E-Mail: Jeden Montag wird eine Zusammenfassung mit der Anzahl der Transaktionen mit fehlenden Quittungen der letzten 7 und 30 Tage gesendet;
Per Handy-Benachrichtigung: Jeden Mittwoch wird eine Handy-Benachrichtigung an Qonto Nutzer:innen gesendet, bei denen mehr als 50 % der Belege für Transaktionen der letzten 30 Tage fehlen.
👆 Standardmäßig sind diese Erinnerungen aktiviert. Kontoinhaber:innen und Administrator:innen können sie jederzeit deaktivieren.
💡Sie können Mitarbeitende auch manuell daran erinnern, ihre Quittungen hochzuladen, indem Sie bei der Transaktion Ihrer Wahl einfach auf “Anhang anfordern” klicken.