Les rappels automatiques pour les reçus manquants sont disponibles sur les plans Essential, Business et Enterprise.
Afin de déclarer leur TVA, les entreprises doivent attacher leurs reçus à chacune des transactions. Qonto aide votre entreprise à collecter leurs reçus grâce aux rappels hebdomadaires à destination des initiateurs de transactions qui ont des reçus manquants. Un récapitulatif est également envoyé aux Admins et au Titulaire du compte chaque semaine.
💡Les justificatifs sur Qonto ont une valeur probante, ce qui signifie que vous n’avez plus besoin de garder les reçus papier parce que les reçus digitaux ont la même valeur légale.
Comment puis-je visualiser les justificatifs manquants ?
Dans la section Compte pro > Transactions, sous la colonne Justificatif, vous avez accès au statut du reçu pour chaque transaction : Ajouté, Manquant, ou Facultatif.
Pour voir seulement les transactions avec le statut Manquant, cliquez sur le bouton Vues personnalisées, puis sur Justificatifs manquants. Les utilisateurs de Qonto peuvent également configurer d'autres vues personnalisées avec des filtres supplémentaires, et par exemple filtrer leurs transactions sans reçu par Membre, Méthode ou Statut de paiement.
Pour avoir une meilleure visibilité, chaque vendredi, les Admins et le Titulaire du compte reçoivent un e-mail récapitulatif des justificatifs manquants de l'entreprise, avec le total des transactions sans reçu ainsi que la valeur monétaire associée des 7 et 30 derniers jours. Ils ont aussi accès à un bouton qui les redirige vers une vue dans l’application avec tous les justificatifs manquants.
👆 À tout moment, les Admins et le Titulaire du compte peuvent désactiver les récapitulatifs hebdomadaires.
Comment fonctionnent les rappels de reçus manquants ?
Chaque Admin, Titulaire du compte, Manager ou Employé avec un reçu manquant recevront des rappels :
par e-mail : chaque lundi, un résumé comportant les transactions avec justificatifs manquants sur les 7 et 30 derniers jours est envoyé
par notification mobile : chaque mercredi, une notification mobile est envoyée aux utilisateurs dont le nombre de transactions sans justificatif attaché excède 50 % sur les 30 derniers jours.
👆 Ces rappels sont activés par défaut. Les Admins et le Titulaire du compte peuvent les désactiver à tout moment.
💡 Les Admins et le Titulaire du compte peuvent également rappeler manuellement aux employés de télécharger leurs justificatifs en cliquant simplement sur Demander les justificatifs, sur la transaction de leur choix.