Para optimizar la gestión de justificantes digitalizados, puedes enviarnos tus facturas y recibos digitales directamente por email, a una dirección específica de Qonto. Las asociaremos automáticamente a las transacciones correspondientes. ¡Ya no tendrás que añadirlas manualmente!
☝️ Esta funcionalidad está disponible dentro de los planes Smart, Premium, Essential, Business y Enterprise, y solo para los pagos salientes.
¿Qué pasará con los recibos en papel? Si los has transferido a Qonto antes de diciembre de 2020, se podrán almacenar y certificar con el mismo valor legal que sus recibo digitalizados. Consulta este artículo para más información.
¿Cómo funciona?
Cuando recibas una factura o un recibo del proveedor por email, lo puedes transferir directamente a la dirección email Qonto específica a tu empresa. Puedes encontrar esta dirección email en tu aplicación web Qonto, haz clic en el nombre de tu empresa, luego selecciona Ajustes > Personalización de herramientas > Reenvío de justificantes.
💡Asegúrate de enviar estos documentos desde la dirección email que utilizas en Qonto: no se reconocerán las direcciones externas. También puedes añadir una dirección adicional en la lista de contactos de confianza, en caso de que prefieras enviar tus justificantes desde la dirección email de facturación de tu empresa, por ejemplo. Para ello, ve a la aplicación web Qonto.
¡Nuestro algoritmo detecta la información automáticamente y asocia el justificante a la transacción correspondiente! Y no solo eso, el IVA se detecta también automáticamente y se aplica a la transacción.
Si recibes un justificante dentro del texto de un email y no adjunto (como, por ejemplo, una factura de Uber), nos encargaremos de convertirlo en un PDF y ponerlo junto la transacción.😉
3 posibilidades
Una vez que recibas una factura por email, existen tres posibilidades:
En la mayoría de los casos, asociamos automáticamente el justificante a la transacción correspondiente. Te enviaremos después un email de confirmación con un enlace a la aplicación web Qonto, para que puedas hacer modificaciones si lo ves necesario.
Si tenemos alguna duda sobre la transacción exacta, te haremos sugerencias. Así tú solo tendrás que hacer clic en la transacción correcta.
Si no podemos encontrar una transacción para el recibo, te lo haremos saber por correo electrónico. En este caso, puedes:
- recuperar el recibo y relacionarlo con la transacción correcta desde la sección Facturas de proveedores
- descargar el recibo y adjuntarlo manualmente desde la sección Transacciones.
💡 Es bueno saberlo: Si se envía una factura antes de que se complete la transacción, puedes seguir remitiéndonos el documento. Lo asociaremos a la transacción automáticamente una vez que se haya completado.